A ferramenta de Convênios da plataforma Conviva tem como objetivo favorecer o acompanhamento dos convênios que as Secretarias Municipais de Educação firmam com governos  federal e estadual ou com órgãos públicos dessas esferas. Depois de fazer o cadastro inicial dos dados na ferramenta de Convênios, a equipe organiza a execução, os pagamentos, os repasses e as prestações de contas estabelecidas. “É possível registrar, por exemplo, as parcerias realizadas para formações dos profissionais, de obras e construções. Os ganhos para o município são muitos, como aplicação adequada dos recursos, atendimento das demandas do convênio firmado e garantia de padrões de qualidade”, diz Bruno Sizino, articulador do Conviva no Amazonas e em Rondônia.

 

Organização dos dados antes da troca de mandatos: para deixar o legado e as informações em dia

Na ferramenta de Convênios, há dados básicos que devem ser preenchidos, como: número de registro, data de início das atividades e etapas de execução. Com isso, a secretaria verifica a situação das parcerias, como pagamentos mensais previstos, convênios realizados com os governos estaduais e fornecedores contratados, etc.

Em 2020, ano de eleições municipais e de transição de gestão, a equipe que está terminando o mandato pode ainda verificar as prioridades e o que precisa ser solucionado. “No momento de construção do Memorial de Gestão, por exemplo, é possível justificar os atrasos ou detalhar informações para que a nova equipe conheça a realidade e como deve realizar a continuidade das ações”, diz Bruno.

 

Como registrar as informações sobre convênios no Conviva

Veja como fazer o melhor uso da ferramenta de Convênios:

- Como primeiro passo, siga duas etapas: cadastre os objetos de um convênio (isso é, a categoria de produtos ou serviços) na página Cadastro de categorias de Produto e Serviço dentro da opção de Configurações. A seguir, cadastre os fornecedores do seu município na página Cadastro de fornecedor em Configurações. O articulador Bruno reforça que ter esses fornecedores cadastrados também é essencial para o preenchimento da ferramenta de Contratos: basta registrar uma vez os fornecedores para poder utilizar essa informação nas duas ferramentas;

- Acompanhe pagamentos e saldo dos convênios firmados;

- Faça controles parciais, durante a execução, ou finais, após o fim das atividades, e organize relatórios com informações financeiras ou técnicas de execução, relacionados a um período do convênio;

- A equipe da secretaria pode incluir anexos em um cadastro de convênio na ferramenta para ter os documentos em um só local.

E mais: as áreas de conteúdo sobre Gestão Administrativa e Gestão Orçamentária e Financeira do Conviva disponibilizam informações sobre processos de administração do cotidiano da secretaria, e orientam o planejamento orçamentário e o investimento dos recursos financeiros na educação. Confira!

 

De olho no Calendário de Ações

Além dos diversos desafios causados pelo Coronavírus, 2020 é ano de eleições municipais. Para que os compromissos não se acumulem ao longo do tempo, sugerimos que sua secretaria siga o calendário de ações para as secretarias, em que o passo 1 é a atualização de cadastros e permissões de uso do Conviva e o passo 2 indica a inserção de arquivos da secretaria na plataforma. As atualizações de contratos e fornecedores são o passo 3 de uma transição de gestão realizada com qualidade, o passo 4 é o registro na ferramenta de Cardápios, o passo 5 é o gerenciamento dos estoques. No passo 6 descrevemos a atualização da ferramenta de Plano Municipal de Educação.

Essas ações estão sendo sugeridas para possibilitar a organização gradual das equipes em um calendário ao longo do ano, facilitando o preenchimento da ferramenta de Memorial de Gestão recém-lançada.

Nela, as secretarias podem sistematizar as ações realizadas pelo mandato atual, deixar seu legado e ainda colaborar para a próxima equipe realizar seu planejamento. E mesmo que a mudança de ano não signifique alteração na equipe, ter informações importantes de uso coletivo bem organizadas só colabora com o trabalho, não é mesmo? Se precisar de apoio para o preenchimento da ferramenta, peça também apoio do articulador responsável pelo atendimento em seu estado. Leia sobre como realizar uma transição de gestão de qualidade com os textos da área de conteúdo de Memorial de Gestão.