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Reúna documentos de escolas e da secretaria em um só local!

27/02/2020 | Conviva Educação

Você conhece a área do Conviva de Arquivos da Secretaria? Esse ambiente é uma Biblioteca Virtual para armazenamento de documentos, com acesso exclusivo da equipe da secretaria de educação e das escolas cadastradas no Conviva em seu município. Ter esses dados organizados favorece o dia a dia, mas também a mudança de gestão que ocorre de 2020 para 2021. Afinal, a transição de governos precisa ser realizada com responsabilidade e transparência, como indicado nos conteúdos da área de Memorial de Gestão.

O Conviva sugere que a inserção de documentos no ambiente de Arquivos da Secretaria ocorra desde já, ainda nos primeiros meses do ano, garantindo que materiais de posse de diferentes setores possam ser reunidos sem pressa, em paralelo às demais funções cotidianas. 

 

Quais documentos armazenar?

Listamos abaixo algumas sugestões de materiais que podem ser adicionados na área de Arquivos da Secretaria. Lembre-se que eles poderão ser acessados tanto pelas escolas quanto por secretarias, favorecendo a comunicação. Confira aqueles que sua equipe já inseriu e separe os demais para incluí-los agora mesmo. Veja só:

- Plano Municipal de Educação (PME);

- Currículo adotado pelo município;

- Projeto Político Pedagógico de cada escola;

- Leis municipais ou Portarias que impactam na educação;

- Documentos sobre os conselhos municipais (como do PAR ou Fundeb);

- Avaliações de projetos ou iniciativas das SME e escolas;

- Documentos relativos à contratação de profissionais;

- Regimentos;

- Organograma da SME e escolas;

- Registros de eventos;

- Lista de presença de formação dos profissionais.

Manoela Alves, articuladora do Conviva no Rio de Janeiro, também chama atenção para dois pontos. O primeiro diz respeito a publicações: “Valorizar os registros já feitos sobre o município, como livros, artigos, reportagens ou documentos que contam a história local ou o trabalho realizado pela secretaria é essencial. Uma sugestão é então armazenar esse tipo de material para que possa ser recuperado sempre que necessário”, diz. O segundo ponto é sobre o uso conjunto dos dados: “A área também pode ser vista como um ambiente de compartilhamento de determinados documentos entre SME e escolas, o que favorece o relacionamento entre as equipes”, completa.  

Outra dica é sobre o armazenamento de fotos: se a secretaria quiser reunir fotos, mas isso for ocupar o limite de tamanho de 25mb permitido na área de Arquivos da Secretaria, uma sugestão é criar uma pasta no Google Drive (ou sites semelhantes) e registrar o link entre os registros. 

 

Como inserir?

A inserção de dados na área de Arquivos da Secretaria é muito simples:

- Depois de colocar seus dados de login e senha no Convivaclique em Ferramentas e, sem seguida, Arquivos da Secretaria; ou diretamente neste link.

- Clique no botão verde: “Adicionar Arquivos da Secretaria”

- Indique se o arquivo é um “vídeo ou documento” ou ainda “legislação ou normatização” e escolha a opção;

- Preencha os campos indicados (nome, descrição, autor etc), procurando fazer a identificação mais certeira para que os demais membros da equipe possam encontrar o arquivo com facilidade;

- Insira o arquivo (ou o link) e salve.

Pronto! Seu material está no ar e pode ser visualizado pelos demais membros da equipe. Em caso de dúvidas, consulte os recursos de ajuda da área clicando no botão laranja que você encontra no alto da página. Há vídeos e textos que colaboram para o uso do ambiente. 

 

Calendário de Ações: passo a passo para construir o Memorial de Gestão

Para colaborar com a organização da secretaria municipal de educação, o Conviva sugere ao longo do ano alguns passos. É um calendário de ações que tem como passo 1 a atualização de cadastros de profissionais no Conviva para maior a segurança de dados da rede, conforme explicações nesta reportagem, e como passo 2 o uso da área de Arquivos da Secretaria.

Essa sequência de ações facilitará a construção da ferramenta de Memorial de Gestão, que será lançada no Conviva em abril. Nela, as secretarias poderão sistematizar as ações realizadas pelo mandato atual, deixar seu legado e ainda colaborar para a próxima equipe realizar seu planejamento. E mesmo que a mudança de ano não signifique alteração na equipe, ter informações importantes de uso coletivo bem organizadas só colabora com o trabalho, não é mesmo? Então fique de olho na plataforma para saber os próximos passos e, se necessário, peça também apoio do articulador responsável pelo atendimento em seu estado.

Abaixo, veja o vídeo de Elis Verri, que coordena o Conviva, fazendo um convite para sua participação e mobilização para atualizar e inserir dados neste ano de transição de gestão:

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