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Preencha dados sobre contratos e fornecedores!

20/03/2020 | Conviva Educação

Você sabia que é possível registrar no Conviva os contratos firmados pela administração municipal para prestação de serviços e aquisição de produtos? E que a secretaria pode organizar os dados cadastrais dessas empresas para ter acesso sempre que necessário?

“Para o Dirigente Municipal de Educação, essas informações oferecem um panorama dos contratos que precisam ser renovados e dos pagamentos que devem ser feitos. Para os técnicos da secretaria, é um apoio para organizar o trabalho diário com prestadores de serviço e direcionar as prioridades relacionados a produtos e serviços”, diz Carleidy Borges, articuladora do Conviva no Piauí.

São duas funcionalidades: uma de Cadastro de Fornecedores, que está disponível na área de Configurações, em que é possível incluir razão social, CNPJ, contato e descrição. Com isso, os dados preenchidos funcionam como uma agenda e histórico dos fornecedores que já atenderam a secretaria.

A outra funcionalidade é a ferramenta de Contratos: a equipe preenche o nome, a data de início e término de cada um, escolhe se é um serviço ou um produto, indica o fornecedor (que já estará cadastrado em Configurações) e, se desejar, inclui documentos anexos. A cada mudança na situação do contrato é possível realizar a atualização do status. Dessa forma, a secretaria acompanha se sua execução está regular e se o pagamento segue em dia ou atrasado. Os comprovantes e outros documentos úteis podem ser incluídos como anexo de cada contrato, facilitando a organização.

O uso desses dados é integrado. As informações sobre os fornecedores ficam visíveis para quem preenche a ferramenta de Contratos, e basta um clique para que o fornecedor seja automaticamente relacionado a um deles. Por isso, manter as informações atualizadas e completas é essencial. “Há diversas formas de a secretaria se organizar. Tanto o setor administrativo quanto as áreas de alimentação ou transporte, por exemplo, podem preencher esses ambientes. O importante é que a responsabilidade de cada profissional esteja clara para todos”, afirma Carleidy. Para saber mais sobre a Gestão Administrativa, acesse a área de conteúdos.

 

Impactos para a transição de gestão

Como 2020 é ano de fim de mandato, o preenchimento e a atualização de cada contrato e fornecedor apoia a organização da secretaria para que os serviços e pagamentos não sejam interrompidos. Faz parte das responsabilidades do gestor atual dar atenção aos contratos que estão em vigência neste momento e encaminhar o que é necessário para os primeiros meses de 2021, contribuindo para que o ano letivo recomece com os insumos necessários.  

Veja nos exemplos abaixo as possíveis situações que podem afetar sua secretaria e os benefícios das funcionalidades:

- Se um contrato registrado no Conviva tem comprovantes de pagamentos e demais documentos anexados, a equipe que assume em 2021 consegue prosseguir o trabalho e tem a memória do que já foi feito;

- Se a equipe da secretaria que assume a nova gestão consulta o status de cada contrato cadastrado no Conviva, verifica se estão prestes a vencer, se têm pagamentos pendentes ou se estão finalizados. Essas informações qualificadas podem orientar prioridades e as demais providências que precisam ser tomadas para obedecer regras administrativas; 

- Ter preenchidas as ferramentas de contrato e o cadastro de fornecedores é uma forma de ter mais autonomia para a secretaria de educação em relação a outros setores da prefeitura, possibilitando organizar novas licitações ou pagamentos que precisam ser realizados.

E lembre-se: os gestores que assumirão em 2021 podem demorar semanas para se apropriar de todos os processos da secretaria. Faça sua parte para a continuidade das políticas, incluindo o que envolve contratos com prestadores de serviços e produtos, e não deixe que o trabalho dos docentes e a aprendizagem dos estudantes sejam prejudicados! 

 

Preenchimento do Memorial de Gestão 

O Memorial de Gestão é uma ferramenta do Conviva que entra no ar em abril com o objetivo de otimizar a construção de um relatório completo sobre as ações da secretaria (leia os conteúdos já disponíveis sobre Memorial de Gestão). Ela será dividida nas diversas áreas, com formulários para resumir as iniciativas realizadas durante essa gestão, e poderão refletir o que já está preenchido nas ferramentas. Entre as questões da área de Gestão Administrativa estarão os dados sobre contratos e fornecedores, como os serviços terceirizados e os contratos ainda vigentes. Esse material serve tanto para a equipe deixar seu legado e o histórico das atividades quanto para possibilitar a continuidade do trabalho e, com isso, beneficiar a gestão e os resultados da educação. 

Há cerca de um mês iniciamos a divulgação de um calendário de ações para as secretarias, em que o passo 1 é a atualização de cadastros e permissões de uso do Conviva, e o passo 2 indicava a inserção de arquivos da secretaria na plataforma. As atualizações de contratos e fornecedores é o passo 3 de uma transição de gestão realizada com qualidade. Essas ações estão sendo sugeridas para possibilitar a organização gradual das equipes em um calendário ao longo do ano, facilitando o preenchimento do Memorial de Gestão (veja no infográfico as sugestões de áreas que devem ganhar atenção de sua secretaria).

E mesmo que a mudança de ano não signifique alteração na equipe, ter informações importantes de uso coletivo bem organizadas só colabora com o trabalho! Para realizar uma transição transparente e de qualidade, conte com o Conviva e peça também apoio do articulador responsável pelo atendimento em seu estado.

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