Os esforços das secretarias municipais de educação têm um objetivo comum: fazer com que os estudantes aprendam e se desenvolvam da forma mais completa possível. E para que o planejamento das políticas seja adequado e as informações apoiem a rotina de trabalho nas secretarias e escolas, o controle da documentação das instituições de ensino e das matrículas dos estudantes é essencial. Em 2020, ano de eleições municipais e transição de gestão, deixar organizados esses dados favorece as necessidades atuais, mas também o próximo ano letivo.

No Conviva, há duas ferramentas que colaboram com esse processo:

- Na ferramenta de Escolas e Matrículas, a secretaria consegue verificar as etapas atendidas, os dados do gestor, além de elaborar listas de espera e realizar a enturmação dos alunos.

- Na ferramenta de Estudantes, a equipe organiza a documentação dos estudantes da rede, seus dados pessoais, endereço e histórico escolar.

Tereza Faimann, articuladora do Conviva no Amapá, diz: “As informações sobre os estudantes e as escolas são essenciais para o funcionamento das demais áreas da secretaria, que têm como ponto de partida o público das escolas atendido”. Por exemplo: na organização do transporte escolar ou da merenda, é necessário saber quantos alunos são e em que escola está cada um. Ou ainda: para planejar formações continuadas dos educadores ou remanejar a lotação dos profissionais, a secretaria precisa ter dados das turmas e da atuação das equipes em cada unidade.

O preenchimento das ferramentas de Escolas e Matrículas e Estudantes também é favorecido pelo diálogo constante entre gestores escolares e equipes das secretarias, conforme explica Klévia Delmiro, articuladora do Conviva em Alagoas e Sergipe: “Um responsável por escola pode se cadastrar no Conviva e atualizar os dados dos estudantes de sua unidade sempre que necessário, favorecendo o trabalho no dia a dia. Com isso, a secretaria visualiza cada escola e tem um completo retrato do conjunto da rede”.

Atualizações permanentes nas ferramentas do Conviva também permitem uma elaboração mais ágil e precisa do Memorial de Gestão, ferramenta que favorece a transição de gestão e a continuidade das políticas públicas da educação. Klévia lembra que ter dados fidedignos sobre os estudantes é essencial para a criação de planos de ação estratégicos para o ano letivo de 2021: “Tanto na perspectiva pedagógica quanto na administrativa isso é útil, incluindo a criação de novas turmas, reflexão sobre os índices de evasão, alocação de profissionais ou gerenciamento do orçamento, por exemplo”. Acesse a reportagem e veja que é possível integrar o que já está cadastrado nas ferramentas de Escolas e Matrículas e Estudantes diretamente para o Memorial! (leia mais sobre transição de gestão no item Calendário de Ações, no final desta página). 

 

Documentação sobre os estudantes ao alcance de todos

Klévia, a articuladora do Conviva, ressalta que na ferramenta de Estudantes é possível montar o histórico de cada aluno nas escolas no município. As secretarias são responsáveis por inserir novos alunos na ferramenta, mas os usuários lotados nas escolas podem editar esses dados. “As escolas têm mais proximidade com os estudantes no dia a dia e podem ser acionadas para manter atualizados os dados, o que favorece o andamento das políticas”, diz Klévia. Ela sugere que a secretaria combine com os gestores escolares prazos e processos, e que um profissional de referência na secretaria tire eventuais dúvidas das escolas. Assim, o trabalho é realizado de forma coordenada em toda a rede.

Veja outras recomendações para realizar o preenchimento da ferramenta de Estudantes: 

- Para acrescentar um novo estudante, clique em “adicionar” e complete as informações indicadas. Também é possível clicar em “importar”, utilizar uma planilha de formato CSV seguindo o modelo indicado na plataforma e incluir um arquivo com os dados dos estudantes da sua rede. Se sua equipe tiver feito a Importação dos dados do Educacenso para o Conviva, lembre-se de atualizar informações sempre que houver mudanças;

- A página inicial da ferramenta mostra também os dados já preenchidos organizados em lista ou histórico das turmas. Na opção de “lista”, veja os nomes, data de nascimento, em que escola e turma está matriculado, e os botões para edição;

- Utilize os dois campos de busca disponíveis para encontrar mais rapidamente as informações que deseja;

- Para gerar documentos e relatórios, identifique o estudante entre os demais cadastrados, clique na opção “emitir documentos” e indique se deseja um arquivo de atestado de matrícula ou declaração de transferência;

- Para organizar os dados cadastrais de cada estudante, clique na opção “editar” e complemente os campos indicados para ter informações sempre completas, incluindo se é um estudante com deficiência e se recebe o Bolsa Família. Veja também que é possível anexar foto, atestados, pareceres médicos e sobre acompanhantes de estudantes com deficiências, e preencher o endereço da residência;

- Ao clicar sobre o nome do estudante, inclua documentos em anexo (como histórico escolar ou informações sobre saúde) e clique no ícone de impressora para gerar uma ficha do estudante em formato PDF ou para impressão (escolha um papel já timbrado para que a declaração tenha a identificação de sua rede);

- Clicando em “histórico de turmas”, localize as informações já preenchidas pela sua secretaria nos anos anteriores para cada estudante;

- Veja que há o botão de exportar: clicando nele, será gerada uma planilha com as informações da ferramenta;

- Na página de Dúvidas Frequentes encontre o item “Estudantes” para ver as respostas para questões mais recorrentes.

 

Registros sobre as escolas e matrículas sempre atuais

Tereza Faimann, articuladora do Conviva no Amapá, ressalta que na ferramenta de Escolas e Matrículas do Conviva a equipe da secretaria gerencia os dados das escolas do município: cadastra, remove as desativadas e controla a documentação de cada uma, organiza turmas e matrículas dos estudantes. Essas informações, segundo Tereza, são apoio também para o planejamento das visitas da secretaria nas escolas e para as ações estratégias previstas para o ano letivo.

Veja ainda outras recomendações para o preenchimento da ferramenta de Escolas e Matrículas:

- Na página inicial, encontre os dados já registrados e use os filtros (por etapa, período e zona) para encontrar a escola que procura;

- Para incluir novo item, clique em “adicionar escola”: insira as informações requeridas, como nome, dependência administrativa e dados de funcionamento da unidade, endereço e dados de contato, informações sobre os gestores escolares, e então clique em “salvar”;

- Clicando sobre o nome de uma das escolas, da página inicial, veja que diversas abas ficam disponíveis: turmas, professores, gestão e apoio, listas de espera e anexos. Essas funcionalidades são muito úteis para a rotina da secretaria e das escolas. Veja só:

1) Turmas: veja quais estão ativas e encerradas para 2020 e para os anos anteriores e atualize, se necessário;

2) Professores: veja a listagem com a atribuição de cada um e o histórico dos anos anteriores. Estas informações constam neste ambiente desde que tenham sido cadastradas na ferramenta de Profissionais anteriormente;

3) Gestão e apoio: os cadastrados nos cargos de gestão na ferramenta de Profissionais aparecerão neste ambiente;

4) Listas de espera: ambiente que reúne os estudantes que estão aguardando vagas para cada turma;

5) Anexos: escolha os documentos que quiser incluir para favorecer a gestão, como Regimento Escolar, Projeto Político Pedagógico, Documentação sobre a vida legal da escola (decreto ou lei que instituiu a escola, projetos arquitetônico, estrutural, hidráulico e prevenção de incêndios, energia elétrica e comunicação), laudos anuais de vistoria do Corpo de Bombeiros e Vigilância Sanitária, Atas do Conselho Escolar e de Classe, Relatórios de fechamento anual, Cópia do arquivo do Censo Escolar, Cadastro dos profissionais lotados na escola, Boletim mensal de frequência e outras informações que julgar pertinente.

- Na página de Introdução veja detalhes e dicas de preenchimento.

 

Conteúdos formativos

Essas ferramentas estão relacionadas principalmente às áreas de gestão Pedagógica e Estrutura e Documentação. O Conviva tem conteúdos detalhados sobre cada uma delas:

- Em Gestão Pedagógica, leia sobre organização da rede, política, proposta e projeto educacionais, formação dos profissionais da rede, escolha de recurso pedagógicos, gestão da avaliação e rotina;

- Em Gestão da Estrutura e Documentação, saiba mais sobre organização, matrícula, calendário escolar, documentação e rotina.

Veja também a área de Relacionamento entre SME e Escolas e o vídeo sobre o tema:

 

Calendário de Ações e integração

As secretarias de educação têm, durante todo o ano, muitas atribuições. Em 2020, com a pandemia do novo coronavírus, ainda outras providências precisaram ser tomadas e muita insegurança tomou parte da rotina. Para colaborar com a organização das secretarias, o Conviva criou o Calendário de Ações com sugestões de preenchimento de diversas ferramentas ao longo do ano, favorecendo a elaboração do Memorial de Gestão (há detalhes sobre a integração na página de Introdução, no item “Notas técnicas”).

Este texto é o passo 12 do Calendário, o último previsto. Veja abaixo os temas das publicações anteriores, de 1 a 11. Caso não tenha seguido esse percurso até agora, não se preocupe: ainda há tempo!

- Passo 1: atualização de cadastros e permissões de uso do Conviva;

- Passo 2: inserção de Arquivos da Secretaria na plataforma;

- As atualizações de Contratos e fornecedores são o passo 3 de uma transição de gestão realizada com qualidade;

- O passo 4 é o registro na ferramenta de Cardápios;

- Passo 5: gerenciamento dos Estoques;

- No passo 6 descrevemos a atualização da ferramenta de Plano Municipal de Educação; 

- No passo 7 o foco é a ferramenta de Convênios.

- O passo 8: Diagnóstico da Gestão Democrática.

- O passo 9: Receitas e Despesas.

- O passo 10: ferramenta de Profissionais.

- No passo 11, leia sobre as ferramentas de Veículos e na de Rotas do Transporte Escolar.