Em sua secretaria, cada setor tem um compromisso e muitas vezes um colega não sabe as ações que são realizadas pelos outros? É difícil mobilizar a equipe para participar dos encontros promovidos pela secretaria? Há eventos marcados na mesma data, ou próximos, dificultando a presença do secretário ou do prefeito?

Procurando resolver alguns desses desafios, mais de 280 municípios brasileiros usam a Agenda do Conviva disponibilizada gratuitamente. Nela, as equipes incluem os compromissos da secretaria para que possam ser compartilhados entre a equipe e visualizam os eventos e prazos indicados pela equipe do Conviva.

Em Caieiras (SP), Bianca Gama Teobaldo (foto abaixo), da equipe da secretaria municipal de educação, conta que a Agenda passou a ser utilizada diariamente em 2018. E a mudança na rotina e no planejamento já foi percebida. “Hoje cada setor tem um responsável por preencher as reuniões e os eventos no Conviva, possibilitando que as diferentes áreas saibam sobre o trabalho dos colegas. Toda sexta-feira imprimimos os compromissos da semana e entregamos para a recepcionista da secretaria (foto acima). Assim, ela consegue dar informações mais precisas a quem telefona ou chega para reuniões”, diz.

Até o ano passado, diz Bianca, os maiores eventos eram registrados em uma planilha no Excel que era entregue para a recepcionista, mas não havia todos os compromissos listados nela, então nem sempre o uso era eficiente. A secretaria de educação pensa em alterar a agenda que disponibiliza no site da prefeitura, onde os compromissos da secretaria são mostrados para a população, para que haja mais autonomia no preenchimento. “Hoje precisamos mandar para a equipe do site incluir os compromissos, o que deixa a atualização pouco ágil”, explica.

 

Melhor comunicação entre a equipe

Um município goiano e outro amazonense registraram na área de Experiências textos sobre o uso da Agenda. Em Corumbá de Goiás (GO), o técnico Cleytton José da Silva diz que cada área da secretaria preenche informações relevantes sobre eventos e visitas a escolas, por exemplo, e as demais visualizam, se programam e interagem. “No dia a dia, passa a ser mais prático, econômico e eficiente nosso atendimento à rede: se alguém da área pedagógica planeja um encontro em uma escola e a equipe da infraestrutura consegue estar presente no mesmo dia, os diferentes responsáveis se integram para resolver os problemas rapidamente. E todos saem ganhando! Utilizando a Agenda, também passa a ser mais ágil sabermos o trabalho que está sendo realizado por cada um”, conta o gestor.

Já Vagner dos Santos Carvalho, da secretaria municipal de educação de Autazes (AM), nos contou como conseguiu organizar uma formação com os profissionais da educação que trabalham em zonas distantes da sede da prefeitura. Ele precisava que todos estivessem reunidos com a Secretaria Estadual para o estudo da Base Nacional Comum Curricular (foto abaixo). Então registrou na Agenda do Conviva a data do evento, permitindo que os cadastrados na plataforma tivessem acesso ao local, horário e pauta da reunião, além de serem relembrados com antecedência por e-mail. Passado o encontro, cada um dos envolvidos pode acompanhar, pelo computador ou pelo aplicativo do Conviva para celular, quais as próximas datas importantes. Vagner está satisfeito: “Temos procurado compartilhar o planejamento da secretaria com todos os profissionais da rede, possibilitando a colaboração nas mais diferentes ações – e quando a Base Curricular é o assunto, esse alinhamento é ainda mais essencial”, diz.

 

Funcionalidades da Agenda

Entre as melhorias recentes na ferramenta de Agenda (que você lê neste e neste textos), está a possibilidade de imprimir, em colorido ou preto e branco, e exibir no formato semanal ou mensal. Também podem ser criados novos tipos de evento, o que favorece a criação de mais recursos para personalizar as ferramentas, de acordo com as necessidades de cada município.

Valéria Rodrigues, articuladora do Conviva para os municípios de Goiás, chama atenção para a facilidade de ter os compromissos da secretaria em mãos, no computador ou no aplicativo do Conviva para celular (saiba mais na página de introdução). “Durante as reuniões com o prefeito, com o Ministério Público ou com outras secretarias, é muito útil para a equipe da educação saber as datas já comprometidas. Assim, consegue propor o melhor momento para um próximo evento, mostrar os agendamentos, deixando claras as ações que estão por vir ou convidar os interlocutores para estarem presentes nos momentos prioritários”, sugere.

Ela lembra ainda que a Agenda é complementar à ferramenta de Calendário Escolar, já que o primeiro indica as ações da equipe da secretaria e o segundo mostra os eventos das escolas, o que resume as atividades realizadas.