Mesmo no período de incertezas causadas pela pandemia do novo coronavírus, em que as escolas estão fechadas e não há deslocamento de estudantes, manter atualizados os dados ligados ao transporte escolar é essencial. Dessa forma, sua secretaria de educação garante a organização do setor, dos profissionais e dos aspectos financeiros, e pode realizar a manutenção dos veículos enquanto a rotina não for retomada. Em 2020 ainda há eleições municipais e a transição de gestão: mantenha os dados organizados e com transparência antes de finalizar o mandato, favoreça o início do próximo ano letivo e o adequado funcionamento do transporte para atendimento aos estudantes!

Neste texto, vamos explorar de que forma organizar as informações nas ferramentas de Veículos e na de Rotas do Transporte Escolar.

 

Transição de gestão e integração

Preencher essas ferramentas é o passo 11 do Calendário de Ações criado pelo Conviva para colaborar com a organização das secretarias (leia mais sobre no item Calendário de Ações, no final desta reportagem). As atualizações permanentes também permitem uma elaboração mais ágil e precisa do Memorial de Gestão, ferramenta que favorece a continuidade das políticas públicas da educação. Acesse a reportagem e veja que é possível integrar o que já está cadastrado nas ferramentas de Rotas e Veículos diretamente para o Memorial! (veja também mais detalhes sobre integração na página de introdução, no item “Notas técnicas”).

Manter os dados dessas duas ferramentas atualizados também colabora para que outros setores caminhem conforme o planejado. Por isso, essas áreas estão integradas a quatro outras ferramentas: Profissionais (saiba mais neste texto), Escolas e Matrículas, Estudantes e Gastos com transporte. Embora os preenchimentos sejam independentes, os dados incluídos em um ambiente favorece os demais.

 

Rotas do transporte a um clique

A ferramenta de Rotas do Transporte Escolar do Conviva possibilita que as secretarias municipais de educação tenham um panorama completo sobre o transporte: podem ver no mapa onde estão as escolas, localizar a casa dos estudantes e montar o trajeto de cada deslocamento, sabendo exatamente quantos quilômetros são percorridos e os pontos de parada. “Ter esse controle possibilita economia de recursos financeiros e otimização no tempo de deslocamento de cada veículo e dos alunos, porque cada caminho é planejado”, diz Esder Nunes, articulador do Conviva em Pernambuco. Saiba mais:

- Na página inicial da ferramenta é possível visualizar as rotas cadastradas, no mapa ou em lista, e usar os filtros por escola, veículos ou situação (rota ativa ou inativa);

- Ao adicionar uma nova rota, a secretaria coloca a identificação, a quilometragem aproximada, horário de embarque e desembarque dos estudantes, e quais são os motoristas e monitores presentes. Também preenche os estudantes atendidos, as ocorrências (como acidentes, atrasos, quebra de veículo) e se os veículos são de frota própria ou terceirizada. “Essas informações são úteis para o diálogo da secretaria com as escolas, porque todos os envolvidos têm controle sobre motivos dos atrasos de estudantes que utilizam o transporte, por exemplo, ou mudanças nos profissionais que estão em cada veículo. Também é possível organizar a lotação de cada veículo conforme sua capacidade e a demanda, sem sobrecarga de nenhum”, diz Esder;

- Para elaborar as rotas completas, é possível indicar os pontos de parada dos veículos com as coordenadas geográficas (latitude e longitude) e em que momento ocorre a entrada de cada estudante;

- Se sua secretaria já tem uma planilha com as rotas preenchidas, importe-a para o Conviva clicando no item “importar” dentro da aba “trajeto”. Veja que um arquivo-modelo é disponibilizado: ele tem o formato e as informações essenciais para a importação;

- Para indicar os alunos que usam o transporte escolar, marque essa opção ao enturmar os estudantes nas turmas;

- Na página de Introdução veja ainda mais detalhes do preenchimento.

 

Veículos

Na ferramenta de Veículos é possível registrar as informações da frota do transporte escolar e dos veículos da secretaria. Esses dados são pré-requisito para o uso da ferramenta de Rotas, conforme citado acima, e importante para o gerenciamento dos veículos próprios ou terceirizados. “A equipe controla os documentos de cada transporte, aumenta a vida útil de cada veículo e reduz os gastos com manutenção, por ter mais controle do uso que é feito de cada. E nem é preciso estar na secretaria de educação: como os dados ficam armazenados na plataforma, basta ter o computador e acesso à internet para visualizar”, diz Gustavo Brito, articulador do Conviva no Ceará. Saiba mais:

- Clicando em “novo veículo” é possível preencher diversas informações, como modelo do veículo, ano, número de passageiros, código do chassi, placa, valor de compra, entre outros. Gustavo sugere que estes dados sejam copiados dos documentos originais dos veículos e registrados conforme as indicações do processo licitatório, para não haver divergência de dados. “Tanto para o trabalho cotidiano quanto em momento de fiscalização do Tribunais de Contas, por exemplo, ter esses dados corretos é essencial”, diz;

- Na página inicial, a secretaria pode encontrar o veículo que procura usando os filtros (categoria e número de passageiros) ou o campo de busca, e ordena a listagem total de diversas formas (pelo ano de fabricação ou número de passageiros, por exemplo);

- Para cada veículo registrado a equipe indica as manutenções realizadas (com data, valor e descrição) e inclui anexos, como a documentação atualizada, relatórios de vistoria e comprovantes. “Ter os documentos anexados favorece que a secretaria tenha um banco de dados digital, como notas fiscais ou fotos de ocorrências, entre outros. Fazer o preenchimento exige algum tempo e trabalho, mas vale o esforço de incluí-lo na rotina e deixar as informações completas!”, diz Gustavo;

- Os veículos terceirizados – assim como os profissionais terceirizados – também devem constar na ferramenta: como prestam serviços, é importante que a secretaria de educação tenha controle sobre esses dados;

- É possível também exportar os registros para uma planilha e, com isso, compartilhar com outros setores da prefeitura;

- Na página de Introdução veja ainda mais detalhes do preenchimento.

 

Mais sobre o transporte escolar

A Gestão do Transporte Escolar também é tema da área de conteúdo do Conviva que aborda os seguintes temas: organização, operações, fontes de recurso, acompanhamento de gasto, prestação de contas e rotina. E para se aprofundar, fique de olho nas datas de inscrição das próximas turmas do curso gratuito e a distância do Conviva sobre Gestão do Transporte Escolar.

 

Calendário de Ações 

As secretarias de educação têm, durante todo o ano, muitas atribuições. Em 2020, com a pandemia do novo coronavírus, novas providências precisaram ser tomadas e muita insegurança tomou parte da rotina.

Mas para que os compromissos não se acumulem ao longo do tempo em ano de transição de gestão, sugerimos a organização gradual e constante da secretaria municipal de educação em um Calendário de Ações. Nele, indicamos até agora o preenchimento de 10 ferramentas, o que favorece a elaboração do Memorial de Gestão. Veja só o tema das publicações anteriores, de 1 a 9:

- Passo 1 sugere a atualização de cadastros e permissões de uso do Conviva;

- Passo 2 indica a inserção de Arquivos da Secretaria na plataforma;

- As atualizações de Contratos e fornecedores são o passo 3 de uma transição de gestão realizada com qualidade;

- O passo 4 é o registro na ferramenta de Cardápios;

- Passo 5 é o gerenciamento dos Estoques;

- No passo 6 descrevemos a atualização da ferramenta de Plano Municipal de Educação; 

- No passo 7 o foco é a ferramenta de Convênios.

- O passo 8 foi dedicado ao Diagnóstico da Gestão Democrática.

- O passo 9 teve como assunto as Receitas e Despesas.

- O passo 10 é dedicado à ferramenta de profissionais.