Em tempos de recessão ou de crescimento, é essencial a secretaria municipal ter controle da verba destinada à área da educação. Mesmo com os desafios de 2020 relacionados à transição de gestão municipal e ao coronavírus, a ferramenta de Receitas e Despesas da plataforma Conviva pode ser uma importante aliada para as equipes gerirem a arrecadação e os gastos dos recursos públicos.

A ferramenta é dividida em três ambientes: receitas, despesas e análise. Nas duas primeiras é possível lançar a movimentação, e na terceira verificar a situação atual dos recursos e sua evolução ao longo do tempo. “A secretaria que mantém em dia os registros na plataforma tem um panorama financeiro preciso. O Dirigente vê de forma detalhada e gráfica as mudanças com o passar dos meses, então consegue se planejar para os períodos seguintes e direcionar os recursos conforme as prioridades. Esses dados sistematizados também podem ser mostrados ao prefeito ou a outros órgãos da prefeitura, favorecendo o diálogo com base em dados reais”, diz Emerson Júnior, articulador do Conviva na Paraíba.

 

Em breve, o mandato termina. Como se preparar?

Ter o controle das receitas e despesas também é essencial neste último ano de gestão para que as movimentações de dinheiro público pelos profissionais do atual mandato estejam documentadas, as prestações de contas sejam realizadas adequadamente e os recursos tenham aplicação de acordo com o que prevê a legislação, de forma transparente. Com saúde financeira em dia, a próxima equipe da secretaria tem mais condições de dar continuidade às políticas da educação em 2021 e conseguir melhores resultados, até mesmo para os profissionais envolvidos e para a aprendizagem dos estudantes.

Na área de conteúdo sobre Gestão Orçamentária e Financeira da plataforma você encontra as peculiaridades do setor: há explicações sobre instrumentos de planejamento, fontes de financiamento, arrecadação e aplicação, prestação de contas e rotina. E no curso a distância gratuito do Conviva sobre Gestão Orçamentária e Financeira, a equipe da secretaria municipal de educação realizada formação sobre o tema. Fique atento à abertura de novas turmas: será dia 5 de agosto, 7 de setembro e 13 de outubro: inscreva-se aqui.

Os dados preenchidos na ferramenta de Receitas e Despesas também são ponto de partida para a elaboração do Memorial de Gestão, ferramenta do Conviva lançada em junho e que permite que a equipe atual deixe seu legado e favoreça a continuidade das políticas mesmo com mudanças na secretaria (veja mais no item “Calendário de Ações” ainda nesta reportagem).

 

Uso qualificado da ferramenta

O acompanhamento de todo o processo de registro dos dados orçamentários é complexo, e muitas vezes realizado em parceria com o setor de finanças da prefeitura. Para que a secretaria de educação tenha domínio dessa área, veja dicas de melhor uso da ferramenta de Receitas e Despesas do Conviva:

- Para fazer a visualização, inclusão ou edição dos dados na ferramenta, os profissionais cadastrados na plataforma precisam da autorização do Dirigente Municipal de Educação ou do Usuário Principal responsável pelo Conviva. Essa permissão deve ser realizada pela ferramenta Minha Equipe.

- Ao fazer o registro das contas bancárias na ferramenta de Receitas e Despesas, é possível visualizar dados de uma conta de cada vez - seja do Fundeb, Contas MDE (Manutenção e Desenvolvimento do Ensino) ou 25% - ou de várias delas, de forma sistematizada e mês a mês. Também é importante inserir os rendimentos das aplicações. “O Dirigente acompanha os extratos, verifica se seguem conforme o esperado e faz a gestão de acordo com a realidade”, comenta Emerson Júnior;

- Cada secretaria pode organizar a forma de preenchimento da ferramenta: se dia a dia, semanalmente, por um ou mais profissionais. “Cada município deve optar entre lançar o empenhado ou o liquidado, conforme o que julgar melhor para seu controle financeiro. Se lançar o liquidado, o município faz o controle do que foi efetivamente gasto. Se o município quiser ter uma previsão do que está para vencer, pode lançar o que está também para empenho”, conforme explicado na página de introdução da ferramenta (veja outras tantas orientações neste link)

- Consulte também a página de dúvidas frequentes da ferramenta de Receitas e Despesas para mais detalhes.

 

Calendário de Ações: organização passo a passo

Para que os compromissos não se acumulem ao longo do tempo em ano de transição de gestão, sugerimos a organização gradual e constante da secretaria municipal de educação em um Calendário de Ações. Nele, indicamos até agora o preenchimento de 9 ferramentas, o que favorece a elaboração do Memorial de Gestão. Veja só o tema das publicações anteriores, de 1 a 8:

- Passo 1 sugere a atualização de cadastros e permissões de uso do Conviva;

- Passo 2 indica a inserção de Arquivos da Secretaria na plataforma;

- As atualizações de Contratos e fornecedores são o passo 3 de uma transição de gestão realizada com qualidade;

- O passo 4 é o registro na ferramenta de Cardápios;

- Passo 5 é o gerenciamento dos Estoques;

- No passo 6 descrevemos a atualização da ferramenta de Plano Municipal de Educação;

- No passo 7 o foco é a ferramenta de Convênios.

- O passo 8 foi dedicado ao Diagnóstico da Gestão Democrática.