Você sabia que é possível registrar no Conviva os contratos firmados pela administração municipal para prestação de serviços e aquisição de produtos? E que a secretaria pode organizar os dados cadastrais dessas empresas para ter acesso sempre que necessário?

“Para o Dirigente Municipal de Educação, essas informações oferecem um panorama dos contratos que precisam ser renovados e dos pagamentos que devem ser feitos. Para os técnicos da secretaria, é um apoio para organizar o trabalho diário com prestadores de serviço e direcionar as prioridades relacionados a produtos e serviços”, diz Carleidy Borges, articuladora do Conviva no Piauí, Paraíba e Pernambuco.

São duas funcionalidades: uma de Cadastro de Fornecedores, que está disponível na área de Configurações, em que é possível incluir razão social, CNPJ, contato e descrição. Com isso, os dados preenchidos funcionam como uma agenda e histórico dos fornecedores que já atenderam a secretaria.

A outra funcionalidade é a ferramenta de Contratos: a equipe preenche o nome, a data de início e término de cada um, escolhe se é um serviço ou um produto, indica o fornecedor (que já estará cadastrado em Configurações) e, se desejar, inclui documentos anexos. A cada mudança na situação do contrato é possível realizar a atualização do status. Dessa forma, a secretaria acompanha se sua execução está regular e se o pagamento segue em dia ou atrasado. Os comprovantes e outros documentos úteis podem ser incluídos como anexo de cada contrato, facilitando a organização.

O uso desses dados é integrado. As informações sobre os fornecedores ficam visíveis para quem preenche a ferramenta de Contratos, e basta um clique para que o fornecedor seja automaticamente relacionado a um deles. Por isso, manter as informações atualizadas e completas é essencial. “Há diversas formas de a secretaria se organizar. Tanto o setor administrativo quanto as áreas de alimentação ou transporte, por exemplo, podem preencher esses ambientes. O importante é que a responsabilidade de cada profissional esteja clara para todos”, afirma Carleidy.

Saiba mais sobre a Gestão Administrativa.

Ter preenchidas as ferramentas de contrato e o cadastro de fornecedores é uma forma de ter mais autonomia para a secretaria de educação em relação a outros setores da prefeitura, possibilitando organizar novas licitações ou pagamentos que precisam ser realizados.

Preenchimento do Memorial de Gestão 

O Memorial de Gestão é uma ferramenta do Conviva com o objetivo de otimizar a construção de um relatório completo sobre as ações da secretaria. Ela é dividida nas diversas áreas, com formulários para resumir as iniciativas realizadas durante essa gestão, e poderão refletir o que já está preenchido nas ferramentas. Entre as questões da área de Gestão Administrativa estarão os dados sobre contratos e fornecedores, como os serviços terceirizados e os contratos ainda vigentes. Esse material serve tanto para a equipe deixar seu legado e o histórico das atividades quanto para possibilitar a continuidade do trabalho e, com isso, beneficiar a gestão e os resultados da educação. 

E mesmo que a mudança na próxima gestão não signifique alteração na equipe, ter informações importantes de uso coletivo bem organizadas só colabora com o trabalho! Conte com o Conviva e peça também apoio do articulador responsável pelo atendimento em seu estado.