Se seu município já preencheu grande parte dos 13 formulários do Memorial de Gestão, parabéns! Esse pode ser o momento de fazer uma revisão atenta no que está pronto e organizar o que está faltando (veja a sugestão de Cronograma no item a seguir). Reúna a equipe, peça que leiam as respostas e indiquem outras informações ou documentos que podem ser inseridas. O Dirigente Municipal de Educação também deve fazer parte dessa revisão!

Por exemplo: há dados sobre prestação de contas para agregar no formulário de Gestão Orçamentária e Financeira? Ou existem detalhamentos sobre as rotas do transporte escolar ou as ações realizadas em parceria com a secretaria estadual ou outros municípios? Se sim, acesse os formulários de Transporte Escolar ou de Regime de Colaboração.

A funcionalidade de encerramento dos registros do Memorial de Gestão já está no ar. Dessa forma, sua equipe finaliza o preenchimento e pode baixar todas as questões respondidas, além dos anexos e documentos. Os arquivos – na versão impressa ou digital – podem ser distribuídos entre os demais setores da prefeitura, para a imprensa e os vereadores, e ser entregue para a equipe que assumirá a secretaria em 2021. 

O material pode ser ainda um guia no processo de transição de gestão, em que sua equipe apresenta as ações da secretaria tendo como base os registros completos sobre o mandato. Na área de conteúdo de Memorial de Gestão há um item específico sobre esse assunto: clique aqui e a leia a área Realização da Transição para ver um passo a passo de como organizar esse processo de forma transparente e eficiente. 

A finalização do Memorial também pode ser um momento comemorativo, com exposição dos registros para toda a equipe valorizar as ações realizadas durante o mandato. Salvar os arquivos e distribuir os materiais de forma impressa para a equipe também pode ser estratégias de manter o Memorial guardado com os diferentes profissionais.

A seguir, assista e compartilhe com sua equipe o vídeo sobre transição de gestão e o Memorial:

Sugestão de Cronograma de Finalização do Memorial
Sabemos que quanto mais perto do fim do ano, mais urgências começam a aparecer e a rotina da secretaria fica mais atribulada. Para garantir que o Memorial de Gestão seja prioridade e não fique para a última hora, a sugestão do Conviva é que o Memorial seja encerrado até dia 4 de dezembro e revisado pelo Dirigente Municipal de Educação até dia 11 de dezembro. Depois disso, fica possível a equipe baixar o material em arquivo digital e até imprimir, se desejar. Até 30 de dezembro de 2020 ainda vai dar tempo de dar publicidade ao documento, conforme citado no item anterior, se essa for a estratégia da secretaria.

É importante ainda que a equipe atual use o Memorial criado durante as reuniões de transição com a equipe que for assumir no ano seguinte. Lembre-se que com o adiamento das eleições em 2020, o período para a “passagem de bastão” também ficou menor! Então, quanto mais organizadas as informações estiverem, mais insumos o próximo gestor terá para planejar 2021. Veja o item 4 desta seção da área de Memorial de Gestão e saiba mais.

Que tal seguir essa sugestão de data e combinar o prazo com sua equipe? Se necessário, conte com o apoio do articulador do Conviva em seu estado para organizar essas ações na reta final!