Para colaborar com a organização e o registro das iniciativas realizadas nos últimos quatro anos, o Conviva disponibilizou a ferramenta de Memorial de Gestão. Mais de 1.300 municípios já começaram o preenchimento dos 13 formulários que orientam quais informações devem ser documentadas nas diferentes áreas de gestão, como administrativa, pedagógica, alimentação, transporte escolar, além de uma exclusiva sobre o momento da pandemia do novo coronavírus.

Se a equipe de sua secretaria também quer documentar o que de mais prioritário foi feito entre 2017 e 2020, veja abaixo nossas dicas! 

Se sua secretaria acredita que não terá tempo para registrar dados em todos os 13 formulários até o fim do ano, comece por aqueles que exigem informações disponíveis com mais facilidade ou que tratam de assuntos estratégicos para a continuidade das ações em 2021. 

Nas questões dos formulários você encontrará questões marcadas com um asterisco. Elas são perguntas prioritárias que o Conviva sugere que não deixem de ser respondidas. Por isso, se sua equipe não começou a preencher o Memorial, inicie por elas para orientar seu trabalho e garantir registros nas diversas áreas de gestão. Neste vídeo, Elis Verri, gestora do Conviva, explica essa funcionalidade.

Outra sugestão é priorizar o formulário de Educação no Contexto da Pandemia, em que a secretaria explica de que forma a rede foi organizada para o momento em que as escolas ficaram fechadas devido ao novo coronavírus e quais os impactos sofridos.

Não há uma ordem certa para iniciar o preenchimento da ferramenta de Memorial de Gestão. Mas é essencial que os profissionais que usarão esse ambiente tenham a permissão de edição da ferramenta. Para isso, basta que o Usuário Principal do seu município cadastrado no Conviva (o Dirigente Municipal de Educação ou alguém indicado por ele) dê um clique no item “Ferramentas” na área Minha Equipe.

E mais: há equipes que preferem organizar as informações em outro ambiente (computador ou no papel) e depois inseri-las no Memorial do Conviva. Se este for o seu caso, nossa sugestão é que aos poucos os dados sejam registrados na própria ferramenta. Assim a secretaria não deixa para a última hora e pode resolver sem pressa eventuais dúvidas que apareçam. 

Em 2016, diversos municípios preencheram a primeira versão da ferramenta de Memorial de Gestão e proporcionaram a continuidade das ações em 2017 em diante. Ouvimos 12 secretarias de educação que vivenciaram os benefícios do Memorial de Gestão na prática. Clique abaixo sobre o nome dos municípios para ver seus depoimentos e inspire-se: 
- Santana do Mundaú (AL), Presidente Prudente (SP) e Vitória do Jari (AP)
- Aripuanã (MT), e Mirim Doce (SC) e Poço Branco (RN)
- Bom Despacho (MG), Jaguaré (ES) e Valparaíso de Goiás (GO)
- Caarapó (MS), Arapoema (TO) e Feira Nova (PE)

A seguir, assista ao pequeno vídeo feito pelos articuladores do Conviva: é um convite para que sua secretaria faça os registros na ferramenta de Memorial de Gestão.

Veja neste link o que indicamos para quem está com o preenchimento do Memorial em andamento.

 

Sugestão de Cronograma de Finalização do Memorial
Sabemos que quanto mais perto do fim do ano, mais urgências começam a aparecer e a rotina da secretaria fica mais atribulada. Para garantir que o Memorial de Gestão seja prioridade e não fique para a última hora, a sugestão do Conviva é que o Memorial seja encerrado até dia 4 de dezembro e revisado pelo Dirigente Municipal de Educação até dia 11 de dezembro. Depois disso, fica possível a equipe baixar o material em arquivo digital e até imprimir, se desejar. Até 30 de dezembro de 2020 ainda vai dar tempo de dar publicidade ao documento, conforme citado no item anterior, se essa for a estratégia da secretaria.

É importante ainda que a equipe atual use o Memorial criado durante as reuniões de transição com a equipe que for assumir no ano seguinte. Lembre-se que com o adiamento das eleições em 2020, o período para a “passagem de bastão” também ficou menor! Então, quanto mais organizadas as informações estiverem, mais insumos o próximo gestor terá para planejar 2021. Veja o item 4 desta seção da área de Memorial de Gestão e saiba mais.

Que tal seguir essa sugestão de data e combinar o prazo com sua equipe? Se necessário, conte com o apoio do articulador do Conviva em seu estado para organizar essas ações na reta final!