Em dezembro, a gestão atual finaliza seu mandato, uma nova equipe assume a secretaria municipal de educação em 2021 ou os mesmos profissionais recomeçam uma nova jornada. Para colaborar com a organização e o registro das iniciativas realizadas nos últimos quatro anos, o Conviva disponibilizou a ferramenta de Memorial de Gestão. O uso dessa funcionalidade tem sido tema de diversas reportagens e vídeos, além de formações realizadas pelos articuladores do Conviva e as seccionais da Undime em todos os estados brasileiros. 

Mais de 1.200 municípios já começaram o preenchimento dos 13 formulários que orientam quais informações devem ser documentadas nas diferentes áreas de gestão, como administrativa, pedagógica, alimentação, transporte escolar, além de uma exclusiva sobre o momento da pandemia do novo coronavírus.

Se a equipe de sua secretaria também quer documentar o que de mais prioritário foi feito entre 2017 e 2020, veja abaixo nossas dicas. Separamos o texto em três partes: para aqueles que não começaram o preenchimento; para quem já iniciou; e para os que estão finalizando os registros. Faça sua parte: lembre-se na sua responsabilidade como gestor público e com a continuidade das políticas públicas.
Boa leitura!

 

Para quem não começou o preenchimento do Memorial de Gestão
Se sua secretaria acredita que não terá tempo para registrar dados em todos os 13 formulários até o fim do ano, comece por aqueles que exigem informações disponíveis com mais facilidade ou que tratam de assuntos estratégicos para a continuidade das ações em 2021. 

Nas questões dos formulários você encontrará questões marcadas com um asterisco. Elas são perguntas prioritárias que o Conviva sugere que não deixem de ser respondidas. Por isso, se sua equipe não começou a preencher o Memorial, inicie por elas para orientar seu trabalho e garantir registros nas diversas áreas de gestão. Neste vídeo, Elis Verri, gestora do Conviva, explica essa funcionalidade.

Outra sugestão é priorizar o formulário de Educação no Contexto da Pandemia, em que a secretaria explica de que forma a rede foi organizada para o momento em que as escolas ficaram fechadas devido ao novo coronavírus e quais os impactos sofridos.

Não há uma ordem certa para iniciar o preenchimento da ferramenta de Memorial de Gestão. Mas é essencial que os profissionais que usarão esse ambiente tenham a permissão de edição da ferramenta. Para isso, basta que o Usuário Principal do seu município cadastrado no Conviva (o Dirigente Municipal de Educação ou alguém indicado por ele) dê um clique no item “Ferramentas” na área Minha Equipe.

E mais: há equipes que preferem organizar as informações em outro ambiente (computador ou no papel) e depois inseri-las no Memorial do Conviva. Se este for o seu caso, nossa sugestão é que aos poucos os dados sejam registrados na própria ferramenta. Assim a secretaria não deixar para a última hora e pode resolver eventuais dúvidas que apareçam sem pressa. 

Em 2016, diversos municípios preencheram a primeira versão da ferramenta de Memorial de Gestão e proporcionaram a continuidade das ações em 2017 em diante. Ouvimos 12 secretarias de educação que vivenciaram os benefícios do Memorial de Gestão na prática. Clique abaixo sobre o nome dos municípios para ver seus depoimentos e inspire-se: 
- Santana do Mundaú (AL), Presidente Prudente (SP) e Vitória do Jari (AP)
- Aripuanã (MT), e Mirim Doce (SC) e Poço Branco (RN)
- Bom Despacho (MG), Jaguaré (ES) e Valparaíso de Goiás (GO)
- Caarapó (MS), Arapoema (TO) e Feira Nova (PE)

A seguir, assista ao pequeno vídeo feito pelos articuladores do Conviva: é um convite para que sua secretaria faça os registros na ferramenta de Memorial de Gestão. Se você não tem o contato do articulador de seu estado, consulte aqui os e-mails e telefones de cada um. Esses profissionais estão preparados para apoiar sua equipe! (leia o item Sugestão de Cronograma de Finalização do Memorial ainda nesta reportagem). Veja também, no próximo item, o que indicamos para quem está com o Memorial em andamento.

 

Para quem está com os registros do Memorial em andamento
Se sua equipe já iniciou os registros na ferramenta de Memorial de Gestão, esta é uma ótima notícia! Dividindo as tarefas entre os setores é possível fazer do Memorial um relatório completo sobre as iniciativas realizadas. 

Veja os exemplos de Rio das Ostras (RJ) e Caçador (SC): nesta reportagem as equipes contam de que forma estão acompanhando o trabalho de cada responsável pelos registros no Memorial. Veja ainda se este arquivo em PDF é útil para a sua secretaria: de forma prática e rápida, você identifica os prazos e os profissionais envolvidos no preenchimento, o que colabora para a organização de todos. 

Lembre-se que quanto mais completas estiverem as informações registradas no Memorial, melhor. Documentos, fotos, leis e demais registros podem compor um resumo sobre as iniciativas mais importantes que marcaram os quatro anos da educação municipal. Por isso, é momento de dar foco para o que é mais importante e responder a maior parte dos formulários (leia o item Sugestão de Cronograma de Finalização do Memorial ainda nesta reportagem). Se preferir, siga as indicações que têm um símbolo de asterisco nos formulários do Memorial: são sugestões de perguntas prioritárias, essenciais para serem respondidas.

Nesta reportagem você encontra informações sobre cada um dos questionários, a funcionalidade de integração do Memorial com as demais ferramentas do Conviva e vídeos que podem ser úteis neste momento. Leia também o item a seguir e finalize o Memorial!

 

Para aqueles que estão finalizando o Memorial
Se seu município já preencheu grande parte dos 13 formulários do Memorial de Gestão, parabéns! Esse pode ser o momento de fazer uma revisão atenta no que está pronto e organizar o que está faltando. Reúna a equipe, peça que leiam as respostas e indiquem outras informações ou documentos que podem ser inseridas. O Dirigente Municipal de Educação também deve fazer parte dessa revisão!

Por exemplo: há dados sobre prestação de contas para agregar no formulário de Gestão Orçamentária e Financeira? Ou existem detalhamentos sobre as rotas do transporte escolar ou as ações realizadas em parceria com a secretaria estadual ou outros municípios? Se sim, acesse os formulários de Transporte Escolar ou de Regime de Colaboração.

Em novembro, a funcionalidade de encerramento dos registros do Memorial de Gestão entrou no ar. Dessa forma, sua equipe finaliza o preenchimento e pode baixar todas as questões respondidas, além dos anexos e documentos. Os arquivos – na versão impressa ou digital – podem ser distribuídos entre os demais setores da prefeitura, para a imprensa e os vereadores, e ser entregue para a equipe que assumirá a secretaria em 2021. 

O material pode ser ainda um guia no processo de transição de gestão, em que sua equipe apresenta as ações da secretaria tendo como base os registros completos sobre o mandato. Na área de conteúdo de Memorial de Gestão há um item específico sobre esse assunto: clique aqui e a leia a área Realização da Transição para ver um passo a passo de como organizar esse processo de forma transparente e eficiente. 

A finalização do Memorial também pode ser um momento comemorativo, com exposição dos registros para toda a equipe valorizar as ações realizadas durante o mandato. Salvar os arquivos e distribuir os materiais de forma impressa para a equipe também pode ser estratégias de manter o Memorial guardado com os diferentes profissionais.

A seguir, assista e compartilhe com sua equipe o vídeo sobre transição de gestão e o Memorial:

 

Sugestão de Cronograma de Finalização do Memorial
Sabemos que quanto mais perto do fim do ano, mais urgências começam a aparecer e a rotina da secretaria fica mais atribulada. Para garantir que o Memorial de Gestão seja prioridade e não fique para a última hora, a sugestão do Conviva é que o Memorial seja encerrado até dia 4 de dezembro e revisado pelo Dirigente Municipal de Educação até dia 11 de dezembro. Depois disso, fica possível a equipe baixar o material em arquivo digital e até imprimir, se desejar. Até 30 de dezembro de 2020 ainda vai dar tempo de dar publicidade ao documento, conforme citado no item anterior, se essa for a estratégia da secretaria.

É importante ainda que a equipe atual use o Memorial criado durante as reuniões de transição com a equipe que for assumir no ano seguinte. Lembre-se que com o adiamento das eleições em 2020, o período para a “passagem de bastão” também ficou menor! Então, quanto mais organizadas as informações estiverem, mais insumos o próximo gestor terá para planejar 2021. Veja o item 4 desta seção da área de Memorial de Gestão e saiba mais.

Que tal seguir essa sugestão de data e combinar o prazo com sua equipe? Se necessário, conte com o apoio do articulador do Conviva em seu estado para organizar essas ações na reta final!

 

Atualizado em 27 de novembro