As atribuições de uma secretaria de educação são muitas, e as urgências ficam ainda mais evidentes a menos de três meses do término do atual mandato: é preciso sistematizar dados sobre as iniciativas realizadas durante os quatro anos e deixar o trabalho em ordem para a equipe que assume em 2021.

A ferramenta de Memorial de Gestão do Conviva foi elaborada para favorecer o trabalho da secretaria nesses registros das atividades em diferentes áreas de gestão. Mas como fazer com que o preenchimento dessa ferramenta faça parte da rotina da equipe da secretaria? É preciso organização, agilidade e precisão para dar tempo de fazer tudo o que é necessário.

Procurando colaborar com as secretarias municipais, elaboramos um documento simples para que sua equipe indique de forma objetiva quais os prazos e quem são os responsáveis pelo registro de cada um dos 13 formulários da ferramenta de Memorial. É possível baixar os arquivos diretamente pela Biblioteca do Conviva na versão em PDF (para imprimir, preencher a mão e afixar na parede da secretaria) ou em Power Point (para preencher diretamente os slides no computador e compartilhar com colegas, seja da forma impressa ou online). Você escolhe o que for mais adequado para seu contexto! 

Também mostramos a seguir o exemplo de dois municípios que encontraram formas de se organizar. O primeiro é Caçador, em Santa Catarina: a equipe se dividiu para reunir os dados e criou instrumentos de acompanhamento do trabalho. O segundo exemplo é do município de Rio das Ostras, no Rio de Janeiro, que envolveu os técnicos para fazer os registros pensando na agilidade e na precisão das informações.

Com estratégias criativas, o tempo de trabalho dos profissionais é bem aproveitado, todos estão alinhados para um objetivo comum e cada um tem autonomia para desempenhar as funções combinadas com responsabilidade. Veja só o texto e os depoimentos em vídeo de cada localidade:

 

Em Caçador (SC), a equipe se dividiu e deve terminar o preenchimento do Memorial em outubro

A secretaria municipal de educação de Caçador já tem o hábito de reunir informações sobre as ações realizadas na área. No início de 2017 fez uma radiografia sobre a situação da rede e, ao final dos 100 primeiros dias de gestão, as iniciativas planejadas já puderam começar a ser implementadas. Essa cultura de organização se manteve ao longo dos anos. Em 2020, enquanto as escolas estiveram fechadas devido à pandemia do novo coronavírus, Josete Maria de Lemos Estrowispy, Dirigente Municipal de Educação (DME), continuou a enxergar a importância de registrar as dificuldades e avanços vividos na organização da área pedagógica porque isso influenciaria um futuro reinício das atividades presenciais.

Veja o depoimento da dirigente sobre o início de seu mandato e a importância de deixar os registros de projetos e iniciativas implementadas para favorecer a continuidade das políticas em 2021:

 

Fabiana Rodrigues Moschetta, técnica da secretaria municipal de educação de Caçador, participou da formação sobre a ferramenta realizada pela articuladora do Conviva em Santa Catarina e então começou a organizar a equipe para o preenchimento do Memorial de Gestão. Coube a seu colega de equipe, Airton Carlos Leite, o desenvolvimento de formulários que puderam apoiar a equipe no preenchimento, monitoramento e gerenciamento das tarefas. Veja abaixo dos dois instrumentos:

Infográfico:

 

Monitoramento:

 

A seguir, veja as explicações de Fabiana e Airton para a organizar a rotina dos colegas e garantir o preenchimento completo do Material. Eles contam sobre a reunião de apresentação e outros encontros de alinhamento, divisão de tarefas, mapeamento, monitoramento, gerenciamento e prazo de conclusão, e reforçam a importância do trabalho em equipe.

 

Trabalho organizado em Rio das Ostras (RJ) para envolver a equipe e orientar as ações

Maurício Henriques Santana, Dirigente Municipal de Educação de Rio das Ostras, afirma que o Memorial de Gestão é muito importante por trazer um consolidado sobre o que ocorreu com os diferentes setores da educação, incluindo as dificuldades encontradas na trajetória e os avanços alcançados durante os quatro anos de gestão. Ele participou da construção do Memorial no mandato anterior, em 2016, e utilizou os registros quando assumiu em 2017. Agora, sua equipe já está adiantada no processo de registros. Veja seu depoimento:

 

Márcia Alves Correa, técnica da secretaria municipal de educação, conta os passos construídos pela equipe para o preenchimento do Memorial de Gestão. São eles: formação, navegação pela ferramenta e estudo das questões dos formulários, reunião com secretário para planejamento dos próximos passos, envolvimento do restante da equipe, pesquisa sobre familiaridade com o Memorial, início do preenchimento, apoio constante para todos cumprirem o cronograma das ações e, por fim, avaliação das atividades. Assista:

 

 

Ferramentas que podem servir de apoio ao preenchimento do Memorial de Gestão do Conviva

As funcionalidades do Conviva são pensadas para favorecer o trabalho das secretarias. Para o preenchimento do Memorial de Gestão, há ferramentas já existentes que podem apoiar a organização da secretaria. São elas: Plano de Ação (em que é possível indicar tarefas, responsáveis e prazos), Agenda (cadastro de compromissos com envolvimento de outros usuários) e Planejamento Anual (ambiente em que a secretaria indica as atividades no mês).