Neste momento de suspensão de aulas causado pela pandemia do coronavírus, a rotina mudou e o trabalho realizado a distância nas secretarias municipais de educação também. Que tal transformar as dificuldades em oportunidade para organizar o que é de responsabilidade da secretaria?

Na ferramenta de Estoques, a equipe registra o abastecimento e as retiradas dos itens disponíveis, mantendo informações precisas e sempre atualizadas. É possível inserir informações sobre materiais escolares, de limpeza, brinquedos, móveis, equipamentos de cozinha, entre outros, e realizar o planejamento das compras conforme a necessidade. Esse controle pode ser feito tanto dos estoques da secretaria quanto nos que estão em cada unidade escolar.

“Este controle é essencial durante todo a gestão, já que interfere no fornecimento dos produtos e pode prejudicar o funcionamento adequado da secretaria e das escolas. Em uma mudança de gestores, é essencial que os profissionais tenham acesso a dados atualizados sobre o patrimônio e os materiais. Assim conseguem realizar o planejamento sobre o que já está disponível e o que é preciso providenciar, verificando com antecedência as licitações e o gerenciamento de contratos”, conta Amanda Teodorovicz, articuladora do Conviva no Paraná.

Amanda explica que não há uma única forma de organizar a equipe para o preenchimento da ferramenta de Estoques no Conviva. “É possível que uma pessoa concentre as informações e alimente o sistema, ou que os profissionais que lidam com os diferentes setores preencham os dados sobre os itens. O importante é elencar quem são os responsáveis”, diz.

Utilizar a ferramenta de Plano de Ação pode ser uma aliada para estabelecer os envolvidos nessas atualizações e a periodicidade – seja uma vez na semana, ou sempre que o estoque for alterado, por exemplo – para que os processos sejam otimizados.

Veja mais dicas para o uso qualificado da ferramenta de Estoques:

- Para usar a ferramenta, é necessário ter permissão de visualização ou edição. Se você ainda não tiver acesso a ela, solicite ao usuário principal do seu município;

- Veja qual tipo de estoque será criado e a equipe vai se organizar para atualizá-lo. Por exemplo, você poderá criar um específico para patrimônios, um para cada escola, um para produtos alimentícios etc.;

- As categorias de produtos utilizados pela Secretaria deverão ser cadastradas previamente no menu das Configurações;

- Utilize diferentes filtros para organizar os dados: por categoria de produtos, por tipo de estoque e local;

- Analise as informações para realizar seu planejamento!

- Acesse os recursos de ajuda e leia o texto de introdução, dúvidas frequentes e tutoriais em vídeo para colaborar no melhor aproveitamento das funcionalidades;

- Se preferir, importe uma planilha com os dados dos estoques da sua rede e depois mantenha atualizados os dados sobre cada item;

- Depois de preencher os dados, é possível exportá-las em uma planilha, o que favorece a organização de relatórios para outros setores da prefeitura. Para acessar o arquivo acesse a funcionalidade de “Minhas Exportações”;

- De tempos em tempos, lembre-se de realizar cópias dos estoques inseridos. Basta exportar os dados de cada estoque e salvá-los no seu computador ou na rede da sua secretaria. Caso algum registro seja excluído indevidamente, você e sua equipe podem recorrer aos backups realizados.

A cada mês, sugestões de passos a seguir

Além dos diversos desafios que estão sendo causados pelo coronavírus, em 2020 teremos eleições municipais. Para que os compromissos não se acumulem ao longo do tempo, sugerimos que sua secretaria siga o calendário de ações para as secretarias, em que o passo 1 é a atualização de cadastros e permissões de uso do Conviva, o passo 2 indica a inserção de arquivos da secretaria na plataforma. As atualizações de contratos e fornecedores são o passo 3 de uma transição de gestão realizada com qualidade, e o passo 4 é o registro na ferramenta de Cardápios.

Essas ações estão sendo sugeridas para possibilitar a organização gradual das equipes em um calendário ao longo do ano, facilitando o preenchimento da ferramenta de Memorial de Gestão (veja no infográfico as sugestões de áreas que devem ganhar atenção de sua secretaria). Nela, as secretarias poderão sistematizar as ações realizadas pelo mandato atual, deixar seu legado e ainda colaborar para a próxima equipe realizar seu planejamento. E mesmo que a mudança de ano não signifique alteração na equipe, ter informações importantes de uso coletivo bem organizadas só colabora com o trabalho, não é mesmo? Então fique de olho na plataforma para saber os próximos passos e, se necessário, peça também apoio do articulador responsável pelo atendimento em seu estado.