A equipe da secretaria de educação de Baixo Guandu trabalhava com um sistema manual impresso e não possuía uma plataforma de gerenciamento dos dados. Quando a Secretaria Municipal de Educação (SME) investia recursos nas aquisições de materiais de consumo e de capital para as unidades de ensino, os técnicos precisavam ligar ou enviar e-mails solicitando aos gestores escolares a demanda de cada escola, o que tornava o processo lento e com possibilidade de erro.

Não tínhamos uma rede segura, que protegesse essas informações e que permitisse obter um diagnóstico da real situação das unidades escolares, profissionais da área da educação, recursos financeiros em relação a patrimônio ou quantitativo de turmas e alunos, visando organizar e planejar as ações desenvolvidas pela Educação Municipal.

O município de Mangaratiba passou por várias transições na administração pública nos últimos três anos, o que levou a mudanças de secretários, equipes que compõem a Secretaria Municipal de Educação e direção das Unidades Escolares. Com todas essas alterações, planos e projetos ficaram descentralizados ou não tiveram continuidade, e o novo gestor teve dificuldade no acesso aos dados atualizados do município e no compartilhamento dessas informações com as Unidades Escolares.

No Fórum Estadual da UNDIME- RJ, o Secretário Valdemar Neto conheceu a Plataforma Conviva Educação e decidiu intensificar sua utilização no cotidiano administrativo. A Secretaria não possuía um sistema de banco de dados, e os documentos, apesar de organizados, eram encontrados de forma manual, o que acarretava tempo, disponibilidade de pessoal e gastos excessivos com cópias de material. A demora na obtenção das informações da rede de ensino era um grande agravante para a tomada de decisões essenciais, dificultando o planejamento, a execução e as respostas aos órgãos fiscalizadores. Isso porque o gestor solicitava as informações a vários setores para ter ciência do que dispunham em receitas e despesas, quantitativos de alunos e funcionários, planos de ação dos setores, relacionamento SME/ Escolas e indicadores de aprendizagem. Outra barreira era a resistência ao uso dos sistemas informatizados por parte de alguns funcionários, que estavam habituados a desenvolver suas atribuições sem a utilização dos recursos tecnológicos. O município inovou ao adotar a Plataforma Conviva Educação para equipe da Secretaria Municipal de Educação e Unidades Escolares, facilitando e adequando atuação da gestão à legislação vigente.

Nosso maior desafio era criar cardápios que atendessem às faixas etárias específicas e adequá-los às necessidades nutricionais dos alunos. A secretaria não disponibilizava de nenhuma ferramenta para a elaboração dos cardápios e buscava uma solução que pudesse reduzir o tempo na sua elaboração, já que eram feitos de forma manual e com ajuda de planilhas criadas pelo próprio nutricionista do município.

A Secretaria da Educação Básica tem como missão desenvolver ações que possibilitem o ensino de qualidade na rede pública. Contudo, compreendemos que são diferentes fatores que interferem e influenciam nos processos de ensino e de aprendizagem dos estudantes e, portanto, devem ser tratados em conjunto na implementação das políticas educacionais. Os dados das provas externas vinham, a cada ano, mostrando uma grande defasagem de Língua Portuguesa e Matemática do Ensino Fundamental I e II. Considerando a nossa colocação no ranking oficial da 10ª Crede (Coordenadoria Regional de Ensino) como penúltimo lugar nos índices educacionais, havia um desconforto na credibilidade do Ensino público limoeirense e uma desvalorização da categoria docente no desenvolvimento das ações pedagógicas.

Fortalecer uma política de qualidade educacional e melhorar o processo ensino aprendizagem dos nossos alunos, de fato, tornou-se uma prioridade no nosso plano de governo municipal, tornando necessário, assim, um planejamento de ações que facilitassem a aprendizagem dos educandos. Percebíamos a dificuldade dos professores em realizar ações direcionadas às intervenções dos alunos por não saber fazer um monitoramento correto e prático das competências e habilidades necessárias. Nossos gestores escolares não tinham diagnósticos reais da realidade pedagógica de suas escolas. Muitos deles não tinham o hábito e nem o conhecimento técnico sobre análise de dados e índices educacionais para elaborar suas estratégias e metas para a superação dos desafios.

Para completar, sentíamos que a Secretaria de Educação estava um pouco perdida em meio a essas dificuldades da rede. Então elencamos como meta nos debruçarmos sobre os Indicadores Educacionais e, a partir das informações, planejar ações e tomadas de decisões. Conhecendo a plataforma Conviva, percebemos o caminho para percorrer esse processo.

              Ao recebermos a SME em 2017, não tínhamos nenhum dado da mesma. Não tínhamos um registro confiável do quantitativo de funcionários, professores, escolas, alunos, informaçoes financeiras e pedagógicas. Era como receber uma folha em branco. Em muitas ocasiões era necessário contactar a coordenadoria da CREDE 12 em Quixadá, ou fazer pesquisas em sites governamentais diversos para colhermos alguns dados importantes. Essa realidade foi um entrave no desenvolvimento de muitas ações e projetos que requeriam urgência naquele momento em que estavamos iniciando uma nova gestão municipal, e que por vezes não era possivel tomar decisoes devido a ausência de dados concretos acerca da realidade educacional do municipio. Foi diante desse contexto que conhecemos o CONVIVA. Naquele momento, a Plataforma CONVIVA veio de encontro aos nossos anseios, vimos em suas ferramentas a oportunidade de conectar dados, informaçoes e pessoas, de forma segura, objetiva e prática, nos oportunizando assim a apropriação das informações que tanto necessitávamos para realizar uma gestao educacional mais democrática, participativa e eficiente.     

Ao chegarmos na Secretaria Municipal de Educação de João Neiva (SEMED) em 2017, tivemos dificuldades de localizar informações e documentos para darmos continuidade às ações, visto que as informações eram de domínio de um único setor e não eram compartilhadas com os demais. Quando surgia uma demanda era preciso garantir a presença de determinados servidores para disponibilizar a informação. Diante disso, percebemos que a equipe necessitava ter acesso a todas as informações de forma rápida e atualizada para avançar nas atividades.

Ratificamos essa imprescindível necessidade, por exemplo, na utilização do Plano Municipal de Educação, no cardápio da merenda, nos dados de matrícula, quantitativo de turmas e alunos, informações dos servidores, agendas, receitas e despesas, cadastro dos veículos da secretaria e do transporte escolar, pois esses subsídios dão suporte ao trabalho da equipe, sendo de crucial importância a concomitância das informações.

Foi então que, ao ouvirmos sobre a Conviva, acreditamos que ele poderia nos ajudar. Na Plataforma adicionaríamos as informações, que ficariam disponíveis online e poderiam ser acessadas por todos os membros da equipe sempre que necessário. Além de ser um instrumento de fácil manuseio, a Plataforma CONVIVA viabilizaria a organização e otimização dos processos.

Em 2017, quando a atual administração assumiu a Secretaria de Educação, nos foi apresentado o Conviva em curso de formação presencial realizado em nossa cidade. Ainda lembramos a felicidade ao conhecer as ferramentas, porque teríamos as informações agrupadas em um único sistema facilitando as consultas.

O primeiro passo foi definido: trabalhando em equipe, deveríamos traçar as Rotas do Transporte Escolar em nossa primeira incursão no sistema. Então precisaríamos começar cadastrando os veículos. Tivemos um duro choque de realidade, pois a frota escolar recebida da gestão municipal anterior estava sucateada, com documentos atrasados, alguns itens obrigatórios inexistentes, além de vários contratos de terceirização de serviços com alto custo.

A manutenção, combustíveis e a documentação até então eram responsabilidade da Secretaria de Transportes e nosso primeiro desafio foi trazer esta responsabilidade para nossa secretaria, assim sendo poderíamos planejar nossas ações visando sanar estes problemas.

A Secretaria Municipal de Educação, Esporte e Cultura de Governador Celso Ramos vinha enfrentando uma realidade comum a muitos lugares: a utilização pouco efetiva dos recursos financeiros em determinadas áreas da gestão. Um dos grandes desafios era a diminuição dos gastos com o Transporte Escolar.

A quantidade de alunos vinha crescendo e para atender a demanda novos ônibus foram adquiridos, possibilitando acesso a todos os alunos do município às escolas. Porém, ao assumir o cargo, o Diretor de Transporte percebeu que algumas rotas deveriam ser avaliadas e gastos poderiam ser contidos no processo.

Temos procurado melhorar as práticas de gestão e os controles para fazer o planejamento orçamentário e financeiro da educação no município. Sabemos que a gestão dessa área é bastante ampla e complexa, então necessita de uma ferramenta para auxiliar o gerenciamento dos recursos e garantir o cumprimento dos índices e metas educacionais estabelecidos.

Enquanto não havia ferramenta específica para realizar esse trabalho, o setor de finanças da Prefeitura centralizava as informações e a equipe da educação cuidava somente dos processos relacionados, ou seja, organizava os documentos necessários para autorização da despesa e enviava para a secretaria de finanças, que gerenciava a parte orçamentária, fazendo os direcionamentos de dotação, disponibilidade financeira e acompanhamento dos índices de investimentos da educação.

Mas temos a compreensão de que uma política participativa e um planejamento colaborativo precisavam ser trabalhados com orientações e conteúdos de gestão.

De acordo com a política municipal de Educação, na Lei nº 696/15, a Secretaria Municipal de Educação tem o papel de universalizar o acesso na educação básica, a permanência e a aprendizagem em tempo adequado. Sendo a gestão pedagógica um dos pilares mais importantes para que se cumpra esse papel, a SEMED tem buscado fortalecer essa dimensão da gestão.

A primeira medida tomada pela secretaria foi então conhecer a realidade dos espaços escolares e agir. Sabíamos da necessidade do diagnóstico dos espaços escolares, mas como elaborar e organizar um instrumento que pudesse nos oferecer resultados significativos para toda a rede? Como fazer a análise e consolidar os dados sob um ponto de vista da gestão pedagógica? Tudo isso exigiria tempo, recursos humanos e financeiros para elaboração do instrumento, aplicação, análise e consolidação das informações.

A secretaria não dispunha de banco de dados atualizados que informasse as características dos espaços escolares, dificultando a visualização da rede sobre as concepções e princípios desenvolvidos, principalmente sobre as unidades escolares que oferecem Educação Infantil. Além de não dispor de dados atualizados, a SEMED não tem software que realize as análises e os consolide de maneira automática. 

Dentre as ferramentas utilizadas pela equipe, pode-se colocar em evidência a de Espaços Escolares, que trouxe as respostas para as interrogações acima mencionadas. Nela encontramos uma proposta de questionário já pronto com os principais pontos a serem observados e orientações importantes para sua aplicação, nos restando apenas imprimir e aplicar nas escolas no momento da visita do assessor pedagógico. Depois de respondidos os questionamentos, os resultados registrados na Plataforma foram analisados automaticamente, o que fez a equipe pedagógica da SEMED ganhar tempo para executar outras ações.

Hoje, através da ferramenta espaços escolares, temos um instrumento que nos auxilia de maneira qualificada nas visitas às escolas, principalmente na caracterização dos espaços escolares.