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4ª Ação de Reconhecimento

Baixo Guandu/ES

Secretaria Municipal de Educação e Unidades de Ensino: Possibilidades e Desafios na Organização da Rede

Cenira Antonia da Silva

A equipe da secretaria de educação de Baixo Guandu trabalhava com um sistema manual impresso e não possuía uma plataforma de gerenciamento dos dados. Quando a Secretaria Municipal de Educação (SME) investia recursos nas aquisições de materiais de consumo e de capital para as unidades de ensino, os técnicos precisavam ligar ou enviar e-mails solicitando aos gestores escolares a demanda de cada escola, o que tornava o processo lento e com possibilidade de erro.

Não tínhamos uma rede segura, que protegesse essas informações e que permitisse obter um diagnóstico da real situação das unidades escolares, profissionais da área da educação, recursos financeiros em relação a patrimônio ou quantitativo de turmas e alunos, visando organizar e planejar as ações desenvolvidas pela Educação Municipal.

A SME conheceu o Conviva Educação em julho de 2018, em uma formação realizada no município de Santa Teresa-ES. A Secretária então se propôs a indicar uma Equipe que ficaria responsável pela articulação da plataforma na SME. A adesão foi realizada em fevereiro de 2019 através da Portaria n°. 112/19, constituída assim a Equipe Municipal do Conviva Educação, o que propiciou autonomia para o planejamento das ações pertinentes à plataforma. Houve uma formação na sede da UNDIME, com objetivo de alinhar a implantação da plataforma focada na organização dos profissionais, estudantes e documentações. Apresentou-se então a plataforma aos técnicos da SME e gestores escolares, foram criados os perfis de cada um e importamos os dados do Educacenso 2018 ainda naquele mês de fevereiro. Em seguida, houve uma Formação EAD com a articuladora estadual do Conviva para capacitar os secretários escolares no processo de atualização de dados do Educacenso. Posteriormente ocorreu uma formação presencial, com objetivo de sistematizar e alinhar os processos da gestão escolar com os secretários escolares, bem como estimular as boas práticas com foco na proteção de dados dos estudantes e profissionais, consolidando o trabalho em rede.

A Equipe utilizou-se das ferramentas de gestão: Escolas e Matrículas, Espaços Escolares, Profissionais, Estudantes, Infraestrutura dos Prédios, Profissionais e Cardápio para formar o banco de dados. O processo durou cerca de oito meses. A conferência dos dados dos servidores ocorreu no Portal Transparência e nos documentos apresentados por eles. Observa-se um grande avanço, uma vez que foram inseridos e atualizados os dados das turmas, alunos e profissionais, documentações administrativas e pedagógicas das unidades de ensino.  Desta forma, temos uma visão ampla e real da rede a partir das informações incorporadas às diferentes áreas, bem como no setor pedagógico, administrativo e da merenda escolar, visando em apenas um local obter os dados da rede municipal de ensino. A gestão obteve um diagnóstico de toda rede, auxiliando na tomada de decisões e identificando as prioridades nas aquisições, levantamentos de vagas para alunos, quantitativo de turmas, contratações ou concursos, reformas, construções e adequações de espaços físicos, tanto em nível de estrutura como pedagógica. Vale ressaltar que o monitoramento é contínuo, através da Equipe que confere os documentos e insere no sistema.

O trabalho em conjunto nas unidades escolares contribuiu para que os dados pedagógicos, administrativos e de gestão fossem inseridos no sistema de forma significativa e com ênfase nas informações dos estudantes e profissionais.

Toda a rede municipal de ensino e comunidade serão impactadas por essa ação, uma vez que os documentos públicos das unidades escolares foram anexados à plataforma, facilitando o acesso por parte da equipe técnica da SME e pensando no Conviva Educação como um instrumento de organização da rede, o que garante a agilidade nas rotinas escolares e potencializa os resultados, além da segurança dos dados pessoais, uma vez que a plataforma é um ambiente onde só os indicados pela Secretária possuem acesso. A estratégia utilizada é manter atualizado esse banco de dados alinhados à nossa realidade e promover uma formação permanente, de forma que a plataforma tenha continuidade mesmo com uma troca de gestão.

Para continuidade e manutenção do processo, realizamos a quarta formação na sede da UNDIME para avaliação de todo trabalho desenvolvido até o momento. Queríamos ouvir a equipe das unidades de ensino e estreitar o diálogo com foco no prosseguimento do trabalho para o ano letivo de 2020. Realizamos formações com os secretários escolares que utilizam a plataforma, o que facilita o monitoramento das atividades executadas pelos mesmos. Foi criado um grupo de conversa em aplicativo, buscando agilidade na troca de informações e diálogo entre os secretários escolares, o que contribui para que as transferências sejam realizadas na plataforma em tempo real. São estipulados objetivos e prazos a cada formação, com ênfase nas ferramentas voltadas para os estudantes e profissionais. Regularmente os responsáveis pelas unidades de ensino alimentam a plataforma, inserindo e atualizando os dados dos estudantes e profissionais. Os cadastros dos novos profissionais são feitos pela equipe técnica da SME por importação de planilha, através dos dados repassados pelo RH e unidades de ensino. As novas matrículas também são feitas pelos técnicos da SME, com apoio da responsável pelo Censo Escolar no município. Criamos ainda um plantão na Secretaria Municipal de Educação para atendimento individual para atender aquelas unidades de ensino que não possuem acesso à internet com qualidade ou que estão localizadas na Zona Rural.

A fragmentação de informações dificultava o planejamento das ações da Secretaria Municipal de Educação, impossibilitando que fossem priorizadas as reais necessidades. Algumas dificuldades foram superadas durante o processo, tais como: falta de recursos tecnológicos, falta de formações voltadas para uso de plataformas e falta de profissionais sem preparo para o uso da tecnologia da informação e comunicação. A SME disponibilizou, mediante agendamento, técnicos de plantão e equipamentos para dar suporte às unidades escolares que apresentam dificuldades, tanto de recurso quanto de uso da plataforma. No final de cada exercício, os secretários escolares, responsáveis e principais peças pela atualização constante do banco de dados da plataforma, receberão da Secretária de Educação certificado de até 80h referentes às participações nas formações e trabalho desenvolvido durante o ano letivo, visando à valorização dos envolvidos e motivação para continuidade do processo. Esse certificado será em parceria com a UNDIME e Conviva Educação.

Contínua (ação permanente)
Em andamento

A Secretaria Municipal de Educação – SME, órgão desconcentrado, localizado à Rua Duque de Caxias, nº 132, Bairro Centro – Baixo Guandu – ES, sob o número de telefone (27) 3732-2056, e-mail: educação@pmbg.es.gov.br, administrado pela Secretária Municipal Cenira Antônia da Silva. A SME é dividida por setores Pedagógicos (Educação Infantil, Educação do Campo, Ensino Fundamental I, Ensino Fundamental II, Educação Inclusiva e Educação de Jovens e Adultos), Administrativo, Prestação de Contas, Biblioteca, Documentação e Atendimento Multidisciplinar (Psicóloga e Assistente Social), SEMAI – Setor Municipal de Alimentação Escolar, está vinculada a esta secretaria os conselhos: CAE – Conselho Municipal de Alimentação Escolar, Conselho Municipal de Educação, CACS – FUNDEB Conselho de Acompanhamento e Controle Social do FUNDEB. Tem seu Plano Municipal de Educação e Plano de Cargos e Carreiras, as dificuldades na gestão era referente a administração das informações, que antes eram fragmentadas, basicamente em arquivos impressos, em planilhas ou digitalizados, o que atrasava o trabalho e tomadas de decisões, hoje cada setor tem um servidor que possui perfil na plataforma do Conviva Educação, o que facilita o acesso rápido as informações em um único ambiente.

 

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