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4ª Ação de Reconhecimento

João Neiva/ES

Conviva: instrumento intersetorial para eficiência na gestão

Alice Helena Barroso Sarcinelli

Ao chegarmos na Secretaria Municipal de Educação de João Neiva (SEMED) em 2017, tivemos dificuldades de localizar informações e documentos para darmos continuidade às ações, visto que as informações eram de domínio de um único setor e não eram compartilhadas com os demais. Quando surgia uma demanda era preciso garantir a presença de determinados servidores para disponibilizar a informação. Diante disso, percebemos que a equipe necessitava ter acesso a todas as informações de forma rápida e atualizada para avançar nas atividades.

Ratificamos essa imprescindível necessidade, por exemplo, na utilização do Plano Municipal de Educação, no cardápio da merenda, nos dados de matrícula, quantitativo de turmas e alunos, informações dos servidores, agendas, receitas e despesas, cadastro dos veículos da secretaria e do transporte escolar, pois esses subsídios dão suporte ao trabalho da equipe, sendo de crucial importância a concomitância das informações.

Foi então que, ao ouvirmos sobre a Conviva, acreditamos que ele poderia nos ajudar. Na Plataforma adicionaríamos as informações, que ficariam disponíveis online e poderiam ser acessadas por todos os membros da equipe sempre que necessário. Além de ser um instrumento de fácil manuseio, a Plataforma CONVIVA viabilizaria a organização e otimização dos processos.

A Secretária conheceu o CONVIVA na palestra da UNDIME e fez a inscrição. Ao explorar a Plataforma e, conhecendo as ferramentas, ficou entusiasmada. Era o que a Secretaria precisava. Participamos de um treinamento sobre a Plataforma e treinamos os ASEs, Pedagogos, Diretoras e técnicos da Semed para utilizar as ferramentas de Contratos, Cardápios, Receitas e Despesas, Escolas e Matrículas, Profissionais e Estudantes. Em 2018, iniciei com a Importação do Educacenso, orientando as diretoras sobre o que fazer com os dados importados. No final de 2018, ao perceber a fragilidade da servidora designada para monitorar o CONVIVA, eu, Edicleia Maria Perovano Pandolfi, fui designada a reassumir o monitoramento do CONVIVA com um olhar mais atento. Fiz uma sondagem para verificar o que tinham realizado e orientei a utilização das ferramentas em sua plenitude.  Através de um diálogo constante com a Articuladora do Conviva em nosso estado, aprimorei meus conhecimentos sobre a Plataforma e os transmiti a todos os envolvidos na ação. Inicialmente houve resistência, mas com um trabalho dedicado e de confiança consegui apresentar a importância da Plataforma, mostrando como as informações inseridas nas ferramentas facilitaria o trabalho. Exemplifiquei: “quando um pai de aluno se dirigir à escola solicitando uma declaração, elas não precisariam mais perder tempo para realizar essa ação, procurando pastas e redigindo um texto. Bastaria um clique e imprimir, pois todas as informações necessárias já estão prontas no sistema, depois de alimentado”.

Incentivei os técnicos da Semed a usarem a Agenda e conduzi-os a aproveitar melhor as matérias relativas à sua pasta, utilizando-as nas suas Formações Pedagógicas. A ferramenta mais utilizada desde o início foi o Cardápio. Com ela, o trabalho das nutricionistas ficou menos cansativo e mais produtivo. O Curso oferecido pela Plataforma foi de suma importância, tornando-se imprescindível para os profissionais sem experiência laboral. Como exemplo do apoio do Conviva na Gestão da Alimentação escolar, temos o Aprimoramento da chamada pública para fomentar a agricultura familiar publicizada na própria plataforma neste link https://convivaeducacao.org.br/platform/experiences/601. Usando a Plataforma a equipe percebeu que ela oferece imensa troca de experiências sendo uma fonte de acesso a outras buscas, uma vez que nela estão disponibilizados e atualizados inúmeros assuntos da área educacional.

Para promover a intersetorialização das informações e dados da Educação Municipal, o público alvo favorecido pela Ação foi a Secretaria Municipal de Educação e as Instituições Escolares.

Como estratégia para a mobilização, planejamos algumas ações e iniciamos em 2017 com um treinamento para Diretoras, Auxiliares de Secretaria Escolar e Técnicos da Semed. Apresentamos a Plataforma CONVIVA e as ferramentas que deveriam alimentar: Escolas e Matrículas, Estudantes, Profissionais, Cardápios, Contratos, Receitas e Despesas. 

Em 2018, após o CONVIVA disponibilizar o login específico para as escolas, fizemos o cadastramento das diretoras, orientando o manuseio da ferramenta a partir dessa nova roupagem. 

Em 2019, a Secretária solicitou o monitoramento do que estava sendo feito no CONVIVA, se as informações estavam sendo adicionadas e se estavam completas. Fiz um acompanhamento mais de perto nas escolas, verificando o que já tinha na Plataforma e orientei a adição de mais informações, como por exemplo o número do INEP dos alunos.  

Salientei a importância da alimentação da Plataforma, mostrando como as informações agilizam o trabalho dentro das escolas, caso necessitem de informações sobre alunos, profissionais, turmas, vagas e cardápios, entre outros. Hoje temos praticamente quase todas as ferramentas do CONVIVA alimentadas, proporcionando-nos um trabalho mais ágil e eficaz para atendimento à comunidade escolar, além da interação entre as Instituições Escolares e a Secretaria de Educação.

Frequentemente enviamos mensagem via WhatsApp, orientando o acesso a Plataforma para conhecimento das informações disponibilizadas e atualizações, se necessárias. 

Através da Técnica responsável pela Plataforma, sempre muito atenta ao uso de suas ferramentas, damos continuidade e manutenção, monitorando das ações através do próprio Conviva, dialogando através do Whatsapp, indo até os envolvidos para treinar e tirar dúvidas quando necessário. Com o objetivo de despertar ainda mais o conhecimento da Plataforma, a Secretaria Municipal de Educação solicitou para a articuladora do CONVIVA, Débora Costa, que realizasse uma Capacitação para os Diretores e Técnicos da Semed em nosso município. Isso ocorreu nos dias 18 e 19 de junho 2019, e todos tiveram a oportunidade de tirar muitas dúvidas. 

No dia 18 de junho participaram todos os Auxiliares de Secretarias Escolares (ASE) e diretoras, onde a Articuladora Débora apresentou a importância da ferramenta e o que eles precisavam registrar. O foco da formação foi a segurança dos dados dos alunos e como a Plataforma contribui nesse processo, o mapeamento do fluxo de trabalho das secretarias escolares, principalmente no que se refere aos processos de transferência dos alunos a fim de estreitar informações na rede e monitorar a evasão escolar.  Com essa formação, conseguiram tirar muitas dúvidas e aprimorar o que já estava sendo feito. A formação trouxe contentamento e confiança para dar continuidade aos trabalhos.

No dia 19 de junho, a formação foi para os Técnicos da Semed e a Secretária Municipal de Educação. O objetivo da formação foi envolver a equipe técnica e chamar a atenção para a transversalidade dos setores, a continuidade das informações para a gestão, além do uso de dados para tomada de decisão no dia a dia de trabalho. A articuladora apresentou a Plataforma e sua importância, mostrando que além de ajudar na gestão, a ferramenta também tem muito material que pode ser usado nas formações e também nas trocas de experiência. Foi um momento muito rico de aprendizagem do uso da Plataforma.

Atualmente, a relação da SEMED com as escolas, tanto dentro quanto fora da Plataforma, desenvolve-se plenamente, contribuindo com dados para toda a SEMED. Podemos destacar que as principais competências desenvolvidas nesse processo foram o trabalho em equipe e a gestão estratégica. Também contribuiu para desenvolvimento de habilidades individuais, tanto minha quanto de toda a equipe.

Uma das estratégias adotadas foi disponibilizar um técnico da Secretaria para o monitoramento diário da Plataforma CONVIVA. E, para superar as barreiras/desafios, enquanto técnica responsável realizei diversas reuniões e treinamentos in loco, apresentando as vantagens que o sistema oferece. Frisei que alimentando o sistema, as informações estarão acessíveis a todo momento e lugar, de forma online.

A Secretária Alice Barroso sugeriu que cada servidor se organizasse, nos primeiros 30 minutos do dia de trabalho, para acessar a Plataforma a fim de realizar as leituras e inserções das informações. E, como estratégia de informação, Alice repassa todas as notícias que recebe do Conviva via WhatsApp, publicitando aos servidores nos grupos da Semed e dos Diretores escolares.

Constantemente, a Secretária Alice Barroso enfatiza a importância da continuidade dos processos, independente de quem esteja à frente de algum setor ou projeto usando essa frase: “ O CONVIVA tem fome: alimente-o! ”.

De 1 ano a 2 anos
Finalizada

Assumindo a gestão da Secretaria de Educação, procuramos garantir uma Formação Continuada dos professores e o acesso e permanência dos alunos, buscando a aprendizagem com equidade. Atualmente, a rede municipal atende a mais de 2.300 alunos, nas modalidades: Educação Infantil (creche e Pré escola), e Ensino Fundamental (anos iniciais e anos Finais) em 12 instituições escolares. E para a promoção de uma educação com qualidade, orientamos, acompanhamos e avaliamos o trabalho das escolas, apresentando processos e instrumentos que elegemos para uma gestão pedagógica democrática. A superação dos desafios, enfrentamos com a mobilização coletiva da equipe de trabalho, com foco, planejamento e boa gestão.

O CONVIVA veio para ajudar a otimizar e dinamizar as ações da secretaria, contribuindo para um planejamento sistematizado das metas que desejamos alcançar. E com o monitoramento contínuo da Plataforma conduzimos o que seria priorizado nas demandas pertinentes a cada setor, caracterizando uma grande conquista para nossa equipe.

O município de João Neiva, situa-se no estado do Espírito Santo, fazendo parte da Microrregião Metropolitana, com população estimada em 17.000 habitantes. Colonizado por imigrantes italianos, ainda guarda muito de sua cultura.

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