A experiência de quatro secretarias na importação do Educacenso

06/04/2018 | Conviva Educação
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Em fevereiro, o Conviva lançou a funcionalidade de Importação do Educacenso que deve transformar o trabalho nas secretarias municipais de educação. “É uma pequena grande revolução”, brinca Anita Stefani, gestora do projeto. Isso porque torna possível que as equipes das secretarias utilizem os dados oficiais registrados no Censo Escolar 2017 para a gestão e planejamento cotidianos. “Acreditamos que com a importação dos dados do Censo Escolar, os municípios poderão utilizar de maneira mais qualificada as ferramentas do Conviva para o gerenciamento de estudantes, profissionais, escolas e turmas”, completa.

Funciona assim: as secretarias podem baixar o arquivo do Censo Escolar 2017 disponível no Educacenso

Em seguida, transferem os dados utilizando a ferramenta de Importação do Educacenso. O passo a passo desse trabalho pode ser visto nos textos e vídeos tutoriais.

Mais de 800 municípios já finalizaram esse processo e têm visto as melhorias na rotina. Abaixo, você lê quatro dessas experiências, assim como detalhes de construção dessa funcionalidade realizados pela equipe da plataforma.

E não se esqueça: para que seu município consiga esses benefícios, é essencial que baixe o arquivo no Educacenso!

Em Jaciara (MT), a importação levou menos de cinco minutos

Em Jaciara, no Mato Grosso, quem fez a importação dos dados do Educacenso para o Conviva foi o técnico Kemerson Wedley Costa da Silva. “O secretário de educação do município soube da nova funcionalidade do Conviva. Comunicou à equipe pedagógica e ao responsável pelo censo, que pediram apoio do núcleo de tecnologia onde trabalho”, disse. Em um primeiro momento, Kemerson entrou em contato com cada uma das escolas pois acreditava que os responsáveis por essa importação eram eles. Depois soube do acesso ao Educacenso para o “superusuário” e viu que era a secretaria quem poderia fazer esse trabalho. Então assistiu à videoconferência sobre o Censo, aos tutoriais, leu os textos e tirou algumas dúvidas com a articuladora do Conviva no estado. “Em menos de cinco minutos consegui baixar os dados do Educacenso e importá-los para a plataforma”, conta. Com os dados em mãos, a expectativa é que os colegas de equipe possam trabalhar com ainda mais qualidade.

 

Apesar dos limites com a internet, foi possível importar os dados em Porto Grande (AP)

A qualidade da internet de Porto Grande, no Amapá, é instável. Por isso, a equipe da secretaria municipal de educação levou alguns dias para conseguir iniciar a importação dos dados do Educacenso no Conviva. “Cheguei a baixar o arquivo no sistema do Inep, mas quando subia as informações para a plataforma travava sempre! Só depois de duas semanas, com o sinal de internet na secretaria estabilizado, é que consegui”, conta Marilene Alves Martins, técnica da secretaria. Então buscou apoio da articuladora do Conviva em seu estado, leu o texto introdutório e assistiu aos vídeos tutoriais. “Eu já tinha bastante informação sobre o que fazer, mas quando acompanhei o passo a passo nos vídeos, aí sim tirei todas as minhas dúvidas. Conforme as imagens mostravam o que fazer, eu repetia no meu computador”, disse.

Com os dados oficiais na plataforma, várias das tarefas diárias estão facilitadas: as informações antes concentradas em cada uma das escolas está em um único ambiente, então é possível realizar a transferência de matrículas e imprimir declarações sobre os estudantes, por exemplo. O mapa que identifica a localização das escolas também permite um melhor planejamento. O próximo passo, segundo ela, será começar a usar a ferramenta de Rotas do Transporte Escolar. “O Conviva acertou em cheio em lançar essa funcionalidade. Os municípios que souberem aproveitar vão ter muitos benefícios!”, conclui.

 

Em Ponta Porã (MS), a importação ainda gera algumas dúvidas

Luciano Marques da Costa Martins, técnico da secretaria municipal de Ponta Porã, no Mato Grosso do Sul, teve o primeiro contato com o Conviva há cerca de um mês. Sua primeira (e desafiadora) tarefa foi fazer a importação dos dados do Educacenso para a plataforma. “Estou na secretaria há 13 anos, mas fui transferido para o setor de censo escolar e designado para atualizar esses dados. Tudo era novo para mim! Não sabia que poderia importar as informações de todas as 29 escolas de uma vez, então transferi escola por escola e algumas delas duplicaram.”, diz. Para resolver essa questão, está buscando apoio da articuladora do Conviva responsável pelo atendimento aos municípios no estado.

Ele assistiu aos vídeos tutoriais sobre a Importação do Educacenso ao lado das equipes de transporte e alimentação, e os considerou muito úteis para compreender a funcionalidade. A partir de agora, cada setor deve fazer o preenchimento do Conviva de sua área, substituindo as planilhas e os papéis que organizam a secretaria. “Até hoje não utilizávamos as ferramentas ligadas à alimentação. Mas com os dados na plataforma sobre escolas e estudantes estamos interessados em compreendê-las para ajudar com a nossa rotina”, comenta.

 

Em Campos Novos (SC), a equipe repensa a necessidade de pagar um sistema de gestão

A Secretaria Municipal de Educação de Campos Novos, em Santa Catarina, utiliza as ferramentas de Estoque, Rotas de Transporte Escolar e Escolas e Matrículas no Conviva e há cerca de um mês fez a importação dos dados do Educacenso. Ademar Moreira, técnico da secretaria, diz que já notou a melhora no seu trabalho: “Agora temos as bases de dados completas e percebemos como o uso das ferramentas ficou facilitado”, diz. Ele explica que não notou dificuldades técnicas para exportar e importar os arquivos porque tinha experiência nesse processo.

 

Os próximos passos são animadores: os benefícios no Conviva com a importação dos dados do Censo Escolar já fazem a equipe repensar a necessidade de manter a contratação do sistema de gestão pago.

 

Olhar para as secretarias e desenvolver a nova funcionalidade

Criar funcionalidades como a de Importação dos dados do Educacenso já está nos planos da equipe da plataforma Conviva há bastante tempo. Mas durante seis meses entre 2017 e 2018 passou a ser o principal foco de atenção. “Foi grande o esforço para o gerenciamento desse projeto, que incluiu quatro pessoas trabalhando diretamente no desenvolvimento tecnológico”, conta Elis Verri, coordenadora do Conviva para as melhorias na plataforma. “Contamos também com grande apoio do Inep para o fornecimento dos dados, e de quatro secretarias municipais de educação para realizar testes e verificar se os recursos de ajuda estavam adequados”, completa. Elis também respondeu às questões dos usuários no vídeo abaixo, que já teve 2 mil visualizações até hoje:

Abaixo, saiba mais sobre a funcionalidade:

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