Você já conhece a ferramenta Estudantes?

Esta ferramenta permite que a equipe da secretaria organize a documentação dos estudantes da rede, seus dados pessoais, endereço e histórico escolar, contribuindo para que o planejamento das políticas seja adequado e as informações apoiem a rotina de trabalho nas secretarias e escolas.

Estas informações são essenciais para o funcionamento das demais áreas da secretaria, que têm como ponto de partida o público das escolas. Por exemplo: na organização do transporte escolar ou da merenda, é necessário saber quantos alunos são e em que escola está cada um. Ou ainda: para planejar formações continuadas dos educadores ou remanejar a lotação dos profissionais, a secretaria precisa ter dados das turmas e da atuação das equipes em cada unidade.

O preenchimento desta ferramenta também é favorecido pelo diálogo constante entre gestores escolares e equipes das secretarias. Por exemplo, um responsável por escola pode se cadastrar no Conviva e atualizar os dados dos estudantes de sua unidade sempre que necessário, favorecendo o trabalho no dia a dia. Assim é possível ter um completo retrato do conjunto da rede.

Confira o fluxo de atualização da ferramenta:

Documentação sobre os estudantes ao alcance de todos

Na ferramenta de Estudantes é possível ainda montar o histórico de cada aluno nas escolas no município. As secretarias são responsáveis por inserir novos alunos na ferramenta, mas os usuários lotados nas escolas podem editar esses dados, mantendo-os atualizados. As secretarias podem trabalhar juntamente com os  gestores escolares, combinando prazos e processos. Assim, o trabalho é realizado de maneira coordenada em toda a rede.

Veja outras recomendações para realizar o preenchimento da ferramenta de Estudantes: 

- Para acrescentar um novo estudante, clique em “adicionar” e complete as informações indicadas. Também é possível clicar em “importar”, utilizar uma planilha de formato CSV seguindo o modelo indicado na plataforma e incluir um arquivo com os dados dos estudantes da sua rede. Se sua equipe tiver feito a Importação dos dados do Educacenso para o Conviva, lembre-se de atualizar os cadastros sempre que houver mudanças;

- A página inicial da ferramenta mostra também os dados já preenchidos organizados em lista ou histórico das turmas. Na opção de “lista”, veja os nomes, data de nascimento, em que escola e turma está matriculado, e os botões para edição;

- Utilize os dois campos de busca disponíveis para encontrar mais rapidamente as informações que deseja;

- Para gerar documentos e relatórios, identifique o estudante entre os demais cadastrados, clique na opção “emitir documentos” e indique se deseja um arquivo de atestado de matrícula ou declaração de transferência;

- Para organizar os dados cadastrais de cada estudante, clique na opção “editar” e complemente os campos indicados para ter informações sempre completas, incluindo se é um estudante com deficiência e se recebe o Bolsa Família. Veja também que é possível anexar foto, atestados, pareceres médicos e sobre acompanhantes de estudantes com deficiências, e preencher o endereço da residência;

- Ao clicar sobre o nome do estudante, inclua documentos em anexo (como histórico escolar ou informações sobre saúde) e clique no ícone de impressora para gerar uma ficha do estudante em formato PDF ou para impressão (escolha um papel já timbrado para que a declaração tenha a identificação de sua rede);

- Clicando em “histórico de turmas”, localize as informações já preenchidas pela sua secretaria nos anos anteriores para cada estudante;

- Veja que há o botão de exportar: clicando nele, será gerada uma planilha com as informações da ferramenta;

- Na página de Dúvidas Frequentes encontre o item “Estudantes” para ver as respostas para questões mais recorrentes.

Registros sobre as escolas e matrículas sempre atuais

Para que o planejamento das políticas seja adequado e as informações apoiem a rotina de trabalho nas secretarias e escolas, o controle da documentação das instituições de ensino e das matrículas dos estudantes é essencial. 

Na ferramenta de Escolas e Matrículas, a secretaria consegue verificar as etapas atendidas, os dados do gestor, além de elaborar listas de espera e realizar a enturmação dos alunos. A equipe da secretaria gerencia os dados das escolas do município: cadastra, remove as desativadas e controla a documentação de cada uma, organiza turmas e matrículas dos estudantes. Essas informações servem de apoio também para o planejamento das visitas da secretaria nas escolas e para as ações estratégias previstas para o ano letivo.

Veja ainda outras recomendações para o preenchimento da ferramenta de Escolas e Matrículas:

- Na página inicial, encontre os dados já registrados e use os filtros (por etapa, período e zona) para encontrar a escola que procura;

- Para incluir novo item, clique em “adicionar escola”: insira as informações requeridas, como nome, dependência administrativa e dados de funcionamento da unidade, endereço e dados de contato, informações sobre os gestores escolares, e então clique em “salvar”;

- Clicando sobre o nome de uma das escolas, da página inicial, veja que diversas abas ficam disponíveis: turmas, professores, gestão e apoio, listas de espera e anexos. Essas funcionalidades são muito úteis para a rotina da secretaria e das escolas. Veja só:

1) Turmas: veja quais estão ativas e encerradas para 2021 e para os anos anteriores e atualize, se necessário;

2) Professores: veja a listagem com a atribuição de cada um e o histórico dos anos anteriores. Estas informações constam neste ambiente desde que tenham sido cadastradas na ferramenta de Profissionais anteriormente;

3) Gestão e apoio: os cadastrados nos cargos de gestão na ferramenta de Profissionais aparecerão neste ambiente;

4) Listas de espera: ambiente que reúne os estudantes que estão aguardando vagas para cada turma;

5) Anexos: escolha os documentos que quiser incluir para favorecer a gestão, como Regimento Escolar, Projeto Político Pedagógico, Documentação sobre a vida legal da escola (decreto ou lei que instituiu a escola, projetos arquitetônico, estrutural, hidráulico e prevenção de incêndios, energia elétrica e comunicação), laudos anuais de vistoria do Corpo de Bombeiros e Vigilância Sanitária, Atas do Conselho Escolar e de Classe, Relatórios de fechamento anual, Cópia do arquivo do Censo Escolar, Cadastro dos profissionais lotados na escola, Boletim mensal de frequência e outras informações que julgar pertinente.

- Na página de Introdução veja detalhes e dicas de preenchimento.

Conteúdos formativos

Essas ferramentas estão relacionadas principalmente às áreas de gestão Pedagógica e Estrutura e Documentação. O Conviva tem conteúdos detalhados sobre cada uma delas:

- Em Gestão Pedagógica, leia sobre organização da rede, política, proposta e projeto educacionais, formação dos profissionais da rede, escolha de recurso pedagógicos, gestão da avaliação e rotina;

- Em Gestão da Estrutura e Documentação, saiba mais sobre organização, matrícula, calendário escolar, documentação e rotina.

Veja também a área de Relacionamento entre SME e Escolas e o vídeo sobre o tema: