Em 2016, o Conviva lançou a ferramenta de Memorial de Gestão. Nela, secretarias puderam registrar as ações realizadas no mandato, inserindo documentos, iniciativas em andamento e prioridades para as diferentes áreas de gestão, como administrativa, pedagógica, alimentação e transporte escolar. Com o trabalho pronto, foi possível entregar o relatório completo para quem assumiu a secretaria em 2017, favorecendo a transição de gestão. Na época, 1.088 municípios utilizaram a ferramenta, com participação de mais de 7.700 técnicos e Dirigentes Municipais de Educação. 

Waldir Cosmo, técnico da Secretaria Municipal de Educação de Jupi, em Pernambuco, foi um dos responsáveis pela construção do Memorial de sua rede. Ele conta que deixar os dados digitalizados e disponíveis de maneira digital exigiu uma mudança de cultura na equipe, e que foram necessárias diversas reuniões e meses de trabalho. Mas o esforço, segundo ele, trouxe resultados positivos: Lucidalva Patriota, que assumiu como Dirigente Municipal de Educação em 2017, consultava o Memorial frequentemente para compreender o histórico do município e planejar os passos seguintes. “Eu via que o relatório estava sempre na mesa dela!” (leia nesta reportagem o depoimento de Waldir e Lucidalva e, na foto abaixo, a dupla de profissionais com o Memorial de Gestão).

Assim como em Jupi, as equipes que começaram o novo mandato em 2017 com o Memorial tinham um panorama detalhado do funcionamento da educação, com informações sobre contratos em andamento, convênios realizados, alocação de profissionais, dados de escolas e organização das matrículas. “Para a equipe que entra na secretaria, ter informações sobre as ações realizadas favorece a continuidade do trabalho, além de ser uma base para realização de mudanças que parecem importantes. Para quem deixa a Secretaria, é uma forma de registrar os resultados alcançados e mostrar, diante da população e da lei, o que foi feito”, diz Roberta Maria de Souza Piovezan, Secretária Adjunta da rede municipal de educação de Itapevi/ SP (veja mais sobre sua experiência abaixo).

E você, se lembra ou sabe como foi a transição de gestão em sua secretaria? Quer deixar os registros sobre seu mandato organizados e favorecer a melhoria da qualidade da educação? Nesta reportagem, saiba o que fazer desde já e garantir o preenchimento completo da ferramenta de Memorial de Gestão, que será lançada no Conviva em abril de 2020. Leia também os conteúdos elaborados para te apoiar na transição. Basta clicar neste link para acessar a área de Memorial de Gestão.

 

Em Jupi (PE), oito anos de gestão foram registrados no Memorial 

Waldir Cosmo foi o técnico da secretaria municipal responsável por reunir as informações de oito anos de gestão em Jupi, em Pernambuco, em 2016. A secretária de educação da época orientou que os setores reunissem documentos e as ações realizadas nas duas gestões para ter a história daquele período. “Há um arquivo geral de todas as secretarias, mas buscar as informações nos papeis exigia esforço e nem sempre trazia eficiência. Quando colocamos os dados no Conviva, o acesso ao material ficou muito mais fácil”, conta. A oficina, promovida em 2016 pelo Conviva e Undime na capital do estado para apresentar a nova ferramenta de Memorial, orientou os passos para seu preenchimento. Waldir explica: “Fizemos diversos encontros com a equipe em Jupi: havia leis, atas, arquivos nos computadores e registros de projetos que queríamos reunir no Memorial. Todos os setores precisavam estar envolvidos”.

Em 2017, quando Lucidalva Patriota assumiu o posto de Dirigente Municipal de Educação, um dos materiais entregues a ela foi o Memorial de Gestão preenchido. “Com o relatório foi possível enxergar o trabalho em todas as áreas, com documentos comprovando cada decisão. Fizemos cópias do Memorial para os novos membros da equipe para que tivessem à disposição no novo planejamento, acompanhando a continuidade das políticas públicas”, diz Lucidalva.

Para 2020, a ideia é que Waldir seja o responsável por articular com os diferentes setores a reunião das informações. “Junto do cafezinho que me acompanha de manhã, uso o Conviva diariamente! Nossa equipe está se adequando ao mundo digital, mas parte das pessoas ainda não tem familiaridade com a tecnologia. Por isso, sempre que necessário vou inserir os dados”, conta. Se depender de Lucidalva, a transição de gestão será realizada de maneira cuidadosa: “Precisamos sempre ter em mente o desafio que é a melhoria da educação do município. Por isso, realizar o Memorial de Gestão com dedicação favorece a transparência e mostra como damos prioridade aos interesses da população”, afirma. Na foto abaixo, veja a equipe de Jupi:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Em Itapevi (SP), lembranças de 2016 e planejamento para 2020

Em 2019, Roberta Maria de Souza Piovezan assumiu o cargo de Secretária Adjunta da rede municipal de educação de Itapevi, no estado de São Paulo. Ela retomou um relatório elaborado em 2016 com informações pedagógicas e administrativas do trabalho realizado no mandato anterior. 

“Eu já compunha a equipe pedagógica desde 2013, então vi a elaboração do material, mas sem participar dele. Lembro que houve uma grande movimentação dos meus colegas, que deixaram os registros em dia para promover a continuidade das ações. Foi o prefeito quem nos orientou a deixar tudo organizado, e a secretária de educação mobilizou as diferentes áreas”, conta (nas fotos abaixo, veja a equipe realizando o planejamento pedagógico).

 

Em 2017, os diretores de infraestrutura e administrativo que assumiram a nova gestão se interessaram pela documentação deixada sobre prestação de contas, PPA, LDO, LOA e projetos desenvolvidos, e utilizaram o relatório da gestão anterior para o planejamento do mandato atual. Roberta conta que na área pedagógica houve continuidade em algumas iniciativas e adaptações de outras, de acordo com as possibilidades no alcance nas metas do Plano Municipal de Educação (PME) e das prioridades desenhadas no planejamento estratégico da Secretaria. 

E neste 2020, quando mais um mandato termina, como a equipe pretende deixar as informações da secretaria? Roberta diz que os profissionais estão começando a se mobilizar para reunir as informações de diferentes áreas, e que a ferramenta de Memorial de Gestão, que estará disponível no Conviva a partir de abril, pode ser uma aliada. A secretária de Itapevi sabe que é preciso inserir as leis que foram criadas, explicar como funciona a alocação de funcionários e a atribuição informatizada de aulas, assim como detalhar as reformas feitas em algumas escolas, por exemplo. “É essencial ter tempo para registrar, apesar das movimentações políticas próprias da transição de gestão que tendem a desviar nossa atenção para outros assuntos. Se os técnicos estiverem mobilizados, eles vão sistematizar as ações. Se não for feito esse direcionamento, certamente a equipe vai se dedicar a outras prioridades. Devemos fazer nossa parte para que as boas iniciativas sejam mantidas nos próximos anos e façam a diferença para a educação. Ter os dados corretos e atualizados para passar adiante é um primeiro passo”, afirma. A seguir, veja a equipe reunida na secretaria:

 

Memorial de Gestão em 2020

Em abril de 2020, a ferramenta de Memorial de Gestão será relançada com diversas melhorias e facilidades. Antes disso, porém, é importante que as equipes se mobilizem e reúnam as informações com os diferentes profissionais e setores da prefeitura. Para colaborar com a organização da Secretaria, o Conviva vai sugerir em breve um calendário de ações para os próximos meses, começando com a atualização de cadastro dos profissionais no Conviva (saiba mais nesta reportagem) e com a inserção dos documentos na área de Arquivos da Secretaria. Também será sugerida a organização de Contratos, Convênios, e a atualização das ferramentas de Escolas e Matrículas, Estudantes e Profissionais. (para saber o passo a passo, acompanhe nossas comunicações e as orientações do articulador responsável pelo atendimento do Conviva em seu estado).

Valéria Rodrigues já foi técnica de secretaria municipal de educação e é articuladora do Conviva no estado de Goiás. Ela nota que é essencial o direcionamento do Dirigente Municipal de Educação para que a equipe reúna as informações e preencha a ferramenta de Memorial de Gestão. “O incentivo do gestor para que os dados sejam os mais corretos e completos colabora para um trabalho coeso, realizado seguindo um cronograma de atividades e sem pressa”, diz. Dessa forma, conta, é possível conquistar a confiança daqueles que apresentam resistência para reunir os dados ou inseri-los na plataforma. Ela também destaca que mesmo os Dirigentes que assumiram a gestão há pouco tempo devem registrá-los antes do fim do mandato, montando um panorama da educação na rede.

E quando a articuladora ouve a frase “Quando eu entrei na secretaria estava tudo desorganizado, então por que eu vou deixar tudo arrumado?”, já tem a resposta na ponta da língua: “Uma secretaria bem organizada tem mais chances de oferecer um trabalho de qualidade em sala de aula. Os profissionais têm responsabilidade sobre a aprendizagem dos estudantes, além de responderem ao Tribunal de Contas e ao Ministério Público, por exemplo, sobre seus atos. Por tudo isso, o registro do que foi feito é fundamental”. 

 

Com a palavra, o presidente da Undime 

Luiz Miguel Martins Garcia, Dirigente Municipal de Sud Mennucci/ SP e presidente da Undime, também dá suas orientações para os dirigentes municipais de educação e técnicos das secretarias de todo o país. Assista ao vídeo:

 

Veja outras dicas de organização que vão favorecer o preenchimento da ferramenta de Memorial de Gestão por sua equipe:

- Não deixe para a última hora: reunir as informações exige tempo. Programe-se!

- Divida os profissionais conforme os setores em que atuam e indique os responsáveis pelas informações que mais dominam. Dessa forma nada fica pra trás!

- Promova o diálogo entre as equipes para que cada ação seja conhecida por todos e não haja sobreposição de tarefas, mas complementariedade.

- Mantenha as ferramentas do Conviva atualizadas. Com os dados corretos, é mais fácil de retomá-los e realizar as sistematizações necessárias.

- Monte um cronograma de ações ao longo dos meses, considerando os períodos de festas, férias, avaliações, eleições e outras datas que podem comprometer a rotina. Um apoio possível é a ferramenta de Plano de Ação e Planejamento Anual.

- Quando o Memorial de Gestão estiver pronto, dê publicidade ao trabalho realizado: imprima, distribua, envie a versão em PDF para imprensa, conselhos municipais, famílias e outros setores da prefeitura. Informações importantes e públicas precisam de transparência. Quanto mais pessoas conhecerem as ações da educação, melhor!