A todo momento, quarenta mil pessoas em mais de cinco mil municípios cadastram informações sobre a educação nas ferramentas do Conviva. Para garantir que esses dados estejam em um ambiente seguro, um processo cuidadoso é realizado na plataforma.

A seguir, veja como funciona a segurança dos registros e saiba como estabelecer uma rotina de cópia dos dados do seu município!

Como é o processo de cópia

O Conviva armazena os dados de cadastro e os registros criados pelos usuários dentro das ferramentas. Desde 2018, o Conviva utiliza serviços da Amazon Relational Database Service e a equipe de tecnologia da plataforma é responsável por esse processo e só ela pode acessar a cópia. O backup, ou seja, a cópia de segurança dos dados, é realizada diariamente, de madrugada, e armazenada por sete dias.

Por exemplo: o backup realizado na madrugada do dia anterior ficará disponível para uma eventual necessidade de acesso pelos próximos sete dias. Depois disso, a versão de como o Conviva estava naquela madrugada, não existirá mais.

Além desse processo, em 2019, adotamos uma prática de fazer um backup geral de todos os dados que será guardado por um ano e substituída por outra cópia geral no ano seguinte e assim por diante.

Manter essas cópias é importante para que as informações estejam atualizadas e em segurança. Essa é uma boa prática adotada por sistemas que lidam com muitos registros e muitos usuários, como é o caso do Conviva. Afinal, precisamos cuidar bem das informações trabalhadas diariamente pelos municípios.

Veja as respostas para as dúvidas mais frequentes

O que fazer quando algum registro foi apagado indevidamente de alguma ferramenta do Conviva? Como identificar qual usuário fez essa ação? Como o município pode ter uma cópia de segurança das informações inseridas na plataforma? Preparamos uma lista de perguntas e respostas para orientar as secretarias de educação. Elas também estão na área de Dúvidas Frequentes, dentro da categoria “Segurança”.

1. O que é uma cópia de segurança? Também conhecido como backup, trata-se de um procedimento da plataforma que copia os registros inseridos nas ferramentas do Conviva e os mantêm em um banco de dados por tempo determinado;
2. Como o Conviva cria uma cópia dos dados? Quando o usuário registra uma informação em alguma ferramenta do Conviva, na madrugada do dia seguinte, essa informação é copiada para um banco de dados e ela fica armazenada por sete dias.
3. Todos os registros feitos nas ferramentas estão guardados? Diariamente é feita uma cópia dos registros inseridos e atualizados, tanto nas ferramentas quanto nos cadastros dos usuários.
4. Os arquivos anexados nas ferramentas e em Arquivos da Secretaria também são armazenados e podem ser recuperados? Não. Por enquanto, esses arquivos não ficam armazenados no backup.
5. É possível recuperar um registro excluído por engano? Se o registro foi excluído nos últimos sete dias, é possível recuperá-lo. Porém, cada caso deve ser analisado individualmente pela equipe de tecnologia da plataforma, pois, dependendo da complexidade (quantidade de dados e vínculos dos registros com outras ferramentas) e do tempo já decorrido da exclusão, a solicitação poderá ou não ser atendida.
6. De que forma os usuários podem solicitar a recuperação de algum registo? Não é uma prática rotineira do Conviva recuperar dados que foram excluídos indevidamente pelos usuários, por isso as solicitações dessa natureza são tratadas caso a caso. Se o município se deparar com essa situação, ele deve encaminhar imediatamente um e-mail para contato@convivaeducacao.org.br, contendo:

• Nome do município e estado
• Nome do usuário solicitante
• De qual ferramenta o registro foi apagado
• Nome do registro apagado
• Data em que o registro foi apagado (se não tiver essa data exata, informar a data mais próxima possível)

É importante avisar também o(a) articulador(a) do seu estado para que ele possa dar o apoio necessário. A partir da data da solicitação, a equipe do Conviva responderá a solicitação dentro do prazo em que o backup estiver disponível. Ou seja, a contar a partir do dia em que o registro foi removido.

E, vale relembrar, cada solicitação será avaliada individualmente quanto a sua complexidade e viabilidade de recuperação. Não há garantia de que ela será atendida.

7. Por que é necessário formalizar o pedido por e-mail? Para manter as boas práticas de segurança e confidencialidade dos dados, a equipe do Conviva, bem como os desenvolvedores da plataforma, articuladores e parceiros, não acessa os registros inseridos pelos municípios. Por esse motivo, para verificar alguma informação interna e recuperá-la, é necessário que o usuário formalize essa solicitação.
8. Depois de feito o pedido, qual o passo seguinte? Aguarde a equipe da plataforma analisar o seu caso e inclui-la em uma fila de prioridades. Será verificado se o registro está no banco de dados (ou seja, se está dentro do período de sete dias) e qual a complexidade para recuperá-lo. Alguns registros podem estar atrelados a outras ferramentas, o que pode dificultar o processo e torná-lo lento, logo, cada caso é analisado individualmente e pode ou não ser atendido.
9. O município importou os dados do Educacenso, mas os registros no Conviva foram duplicados. É possível reverter a ação, recuperando meus dados antigos? Não. A complexidade dessa ação é muito alta, pois envolve muitas ferramentas e informações.  Antes de importar os dados, recomendamos que os usuários se atentem às orientações descritas na Página de Introdução da ferramenta, para que os campo-chaves fiquem corretos.
10. O que deve ser feito se, ao usar o recurso de importação via planilha CSV, os dados nas ferramentas de Estudantes e Profissionais forem duplicados ou sobrepostos de forma indevida? Vale a mesma orientação da questão anterior, sobre importação dos dados do Educacenso. Para ter orientações sobre como usar esse recurso via CSV, consulte os manuais de Estudantes e Profissionais.
11. É possível identificar quem fez alguma alteração ou exclusão dos registros? As ferramentas de Escolas e Matrículas, Estudantes e Profissionais exibem o último usuário que editou o registro. Saiba mais nessa matéria publicada na área Fique Atento. Por outro lado, a plataforma não informa quem excluiu algum registro.
12. Como os municípios devem se prevenir para preservar os dados da rede nas ferramentas? Preste atenção ao usar as ferramentas para não cometer enganos e crie suas próprias cópias. Veja mais abaixo!

 

Cópias de segurança feitas pelos próprios usuários: coloque na rotina!

Como diz o ditado, é melhor prevenir a remediar. Logo, para evitar que alguma informação que não seja possível recuperar se perca, crie uma rotina para que a sua secretaria realize cópias dos registros inseridos.

Combine que os setores que usam o Conviva ou que algum usuário seja responsável pela tarefa de exportar as planilhas e os relatórios das ferramentas. Em seguida, defina em qual periodicidade essa ação será realizada. Por fim, decida em qual local os arquivos serão salvos – uma sugestão é deixá-los em uma pasta no computador da rede da Secretaria.

Assim, de tempos em tempos, seu município terá um conjunto de cópias de segurança e não dependerá da ação da equipe do Conviva. Saiba como fazer a cópia dos dados nas diferentes ferramentas:

- Extraia os dados em formato de planilha nas funcionalidades a seguir:

• Diagnóstico da Gestão Democrática
• Estoque
• Estudantes
• Infraestrutura dos Prédios
• Plano de Ação
• Profissionais
• Receitas e Despesas
• Veículos

- Gere relatórios e impressões em PDF nas seguintes páginas:

• Calendários Escolares
• Cardápio
• Contratos
• Convênios
• Escolas e Matrículas
• Memorial de Gestão
• Organização da Rede
• Plano Municipal de Educação

- Imprima a página diretamente no navegador e, ao escolher a impressora, selecione a opção em que salva em PDF (para ferramentas que ainda não geram PDF ou planilhas):

• Espaços Escolares
• Gastos com Alimentação Escolar
• Gastos com Transporte Escolar
• Rotas do Transporte Escolar

 

Comece agora mesmo: combine com sua equipe um dia do mês para fazer esses backups. Marque a data na ferramenta de Agenda e indique os responsáveis por essa ação. O Dirigente Municipal de Educação pode também incluir isso como uma tarefa em Planejamento Anual.

Em caso de dúvidas, entre em contato com seu articulador ou articuladora, ou ainda escreva para o e-mail: contato@convivaeducacao.org.br.