3ª Ação de Reconhecimento

Petrolina/PE

Descrição da Ação

O acesso às informações sobre profissionais, estudantes e escolas da rede tornaram o trabalho da secretaria mais eficiente!


Ao assumirmos a gestão, percebemos de imediato a dificuldade para localizarmos as informações nos diversos setores. No setor de Alimentação Escolar, os cardápios e romaneios eram feitos pela Nutricionista usando planilhas em Excel em computadores antigos, sem inter-relacionar os dados. No transporte escolar, não tínhamos as informações das rotas. No setor Financeiro, não acompanhávamos em tempo real as entradas e saídas dos recursos, os contratos vigentes e os convênios. Tínhamos impressas as autorizações de funcionamento, os credenciamentos e reconhecimentos por modalidade, como também as instruções normativas, mas nada em formato digital. O Censo ainda estava em processo de inserção de dados, as matrículas não tinham sido finalizadas, não sabíamos o quantitativo de alunos, turmas e professores, e nos deparávamos com a necessidade de realização de uma seleção para contração de recursos humanos para as escolas. A equipe do RH não conseguia informar com precisão qual era a nossa demanda de professores, auxiliares de serviços gerais, vigilantes, merendeiras, assistentes de autistas e secretários. Elencamos a inserção das informações do Setor de Recursos Humanos como urgente e iniciamos o uso da Plataforma pela ferramenta Pessoas.

Em anos anteriores, participamos de encontros para conhecer a plataforma, no entanto o uso foi mínimo e a gestão anterior inseriu o plano municipal de educação e o memorial de gestão. Fomos chamados a atualizar os dados do novo dirigente municipal e iniciamos a navegação na plataforma. Em reunião com a equipe da UNDIME, tomamos a decisão de utilizar de forma efetiva a plataforma pois tínhamos muitos problemas e reconhecíamos sua eficiência. Inicialmente sensibilizamos a equipe de diretores e coordenadores de setor, colocamos os responsáveis pelo preenchimento de cada ferramenta e fizemos um agendamento para cadastrar e atender individualmente cada setor. Determinamos prazos e monitoramos o preenchimento, elegendo a ferramenta Profissionais como a prioritária.


A equipe do RH iria inserir os dados, no entanto as informações estavam desatualizadas e incompletas. Como a plataforma permite importação de planilhas, decidimos enviar e-mail com orientações para os gestores preencherem um arquivo para que pudessem coletar os dados e nos reenviar. Estabelecemos um prazo para as escolas e auxiliamos no preenchimento. Quanto aos servidores lotados na Secretaria, o preenchimento ficou sob a responsabilidade do diretor de setor, que foi cadastrado e teve a permissão para uso da ferramenta Profissionais. Mudamos os formulários do setor, acrescentando sempre uma via para ser encaminhada ao técnico responsável pela alimentação diária do CONVIVA.


A plataforma favoreceu a aquisição de dados reais e de forma gratuita permitiu-nos dinamizar o Setor de Recursos Humanos. De forma rápida, eficaz e segura, conseguimos fazer a consulta e a atualização, o que contribui para o planejamento e monitoramento da Rede. Outro aspecto importante foi a assessoria com a equipe CONVIVA, tirando-nos dúvidas, recebendo as nossas sugestões.


Agora temos segurança para executarmos a seleção para contratação de pessoal. A partir dos dados obtidos temos como identificar cada servidor, com sua função, localização e formação. Outro aspecto importante foi a utilização destes dados para preenchimento do Sistema de Informações sobre Orçamentos Públicos em Educação (SIOPE) e para a elaboração da reformulação do plano de cargos e carreira. Embora destaquemos o setor de Recursos Humanos como o que recebeu maior contribuição advinda do uso da Plataforma CONVIVA, fizemos também uso de outras ferramentas, como de estudantes, escolas, matrículas, o que permitiu o acesso ao quantitativo real de alunos, turmas e todas as modalidades da escola. Preenchemos também as ferramentas Espaços escolares, respondendo todos os questionários. O nosso estoque do almoxarifado também está registrado. Preenchemos o diagnóstico da gestão democrática, calendário escolar, infraestrutura dos prédios e o plano municipal de Educação. Assistimos às videoconferências promovidas pelo CONVIVA e navegamos pelos conteúdos disponibilizados para cada área de gestão. As equipes da Secretaria reconhecem hoje o conviva como ferramenta indispensável para o bom andamento das demandas nos diversos setores.

Administrativa
Pedagógica
Pessoas

Categoria vencedora
Popular
Petrolina/PE